Produtividade pessoal: 15 dicas para um Dia de Alto Desempenho (parte 2)

Na primeira parte deste artigo vimos que a busca pela produtividade pessoal muitas vezes esbarra em questões de motivação porque os resultados demoram a aparecer.
Para motivar a continuidade da busca por este objetivo, existe a proposta do Dia de Alto Desempenho, que se concentra em fundamentos das técnicas de produtividade pessoal para demonstrar na prática parte dos resultados que podem ser alcançados, e assim motivar a continuidade da busca pela adoção de uma técnica completa.
Hoje veremos o complemento das 15 dicas, e uma sugestão para como planejar os seus próximos Dias de Alto Desempenho!

O que fazer no seu Dia de Alto Desempenho – parte 2

Aceite que há diferença entre perfeccionismo e foco na qualidade. Qualidade é adequação ao uso, conforme avaliada pelo cliente. Dependendo do contexto, também é minimizar os defeitos durante a produção, ou maximizar a adesão aos padrões e procedimentos que definem como deve ser a produção. Escolha o conceito que se adequa ao seu contexto, defina parâmetros adequados, e concentre-se neles, e não em uma obstinação compulsiva por parâmetros que ninguém definiu objetivamente.

Por falar em qualidade… Considerando o conceito voltado à redução dos defeitos, no seu dia de alto desempenho você deve levar em conta o velho adágio: tudo que vale a pena ser feito, vale a pena ser bem feito. Como hoje você só está cuidando das tarefas que valem mais a pena, é um dia especial para fazer todas as tarefas de maneira definitiva, sem deixar pendências nem situações que façam o problema voltar a você depois. Mais do que isso: é o dia de fazer as coisas com atenção especial, acertando da primeira vez, zerando o retrabalho e o desperdício de tempo, esforço e recursos.

Produza mais fazendo menos coisas. A busca por um dia de alto desempenho muitas vezes é a expressão da angústia causada por uma lista de pendências que se tornou longa demais. Não tente resolver tudo de uma vez: aplique um bom critério de seleção e vá resolvendo um item de cada vez, sem esgotar os seus recursos físicos e mentais – pisar demais no acelerador no começo pode levar a faltar gasolina para a reta final.

Aproveite o tempo do transporte. Se você precisa se deslocar para o trabalho, o tempo de deslocamento pode ser potencializado, especialmente nos seus dias de alto desemepenho. Se você for como passageiro, que tal aproveitar para rever a agenda, priorizar tarefas, ou mesmo adiantar a análise de alguma delas, ou algum telefonema? Se você for o motorista, uma alternativa interessante pode ser ouvir um audiolivro ou um podcast sobre um tema que contribua para o seu rendimento.

Preste atenção e faça perguntas. Se, durante o seu dia de alto desempenho, você tiver que conversar com alguém para saber requisitos para algum projeto, ou para orientar alguma decisão sua, concentre-se no que ele está dizendo, e não na sua anotação, ou no que tiver que perguntar depois. Forme o quadro geral na sua cabeça e se, ao final da conversa alguma peça estiver faltando, pergunte imediatamente e economize todo o exercício de alguns dias depois ter de localizar esta mesma pessoa em um momento em que ela possa lhe responder, refazer toda a contextualização e só então perguntar.

Aproveite os atrasos obrigatórios. Salas de espera, filas, gravações telefônicas de espera que dizem durante 15 minutos o quanto a sua ligação é importante, etc. – são circunstâncias quase inevitáveis, mas não precisam ser tempo perdido. Se alguma destas situações ocorrer durante o seu dia de alto desempenho, aproveite para colocar em dia alguma tarefa que não exija toda a sua concentração: remover mails indesejados da caixa de entrada, priorizar as próximas tarefas da sua lista de pendências, ler a conclusão de um relatório, etc. – quem sabe você não leva este hábito também para os dias comuns?

Agrupe tarefas pensando no tempo de adaptação. Na indústria, um dos obstáculos comuns à produtividade é o tempo de parada para ajuste das máquinas, quando se passa da produção de uma peça para outra. No seu dia-a-dia o mesmo efeito também ocorre, mesmo que o ajuste em questão seja apenas mental. Portanto, se você puder agrupar as tarefas que usam as mesmas ferramentas, ou os mesmos procedimentos, é provável que haja ganho considerável pela redução do número de mudanças de contextos.

Diga mais NÃO. Seja positivo, aprenda a dizer não. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Planeje o próximo

Depois que as atividades alocadas para o seu dia de alto desempenho estiverem concluídas, tire um tempinho para fazer 2 coisas a mais:

• escolher uma habilidade que você vai cultivar nos próximos dias (por exemplo: ouvir melhor as pessoas evitando distrações durante as reuniões; ou aprender a digitar melhor sem olhar para o teclado), e
• planejar o que mudar na sua rotina ou no seu ambiente para ter um rendimento melhor no seu próximo dia de alto desempenho.

Conforme os seus dias de alto desempenho forem se repetindo, a rotina e o ambiente também ficarão melhores para os dias comuns, e a sua atenção a estes quesitos acabarão transformando alguns deles em hábitos ;-)