quarta-feira, 30 de janeiro de 2013

7 Estratégias para uma Reunião Eficaz

Fonte : Você com + Tempo
Por Tom Terez

Eu tenho grandes planos para esta coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso – alguma coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal: Eu fui participar de uma reunião.

Mais especificamente: Eu fui aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as quais  eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma maneira  quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela reunião horrível.

Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas por ano – e quem saberá quantas aspirinas.

Enquanto as reuniões não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores de cabeça.

Minha recente experiência de 2 horas teve as armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi preenchida com outros itens fora da agenda.

Estou enviando nesta coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre isso.  Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade:

Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião. É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram feitas. Os grandes réus são aqueles “algum dia, algum tempo” que as pessoas “entalham” em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião.

Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente. Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez, mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela.


Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas. Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida (Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail para fazer isso.


Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões. Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem melhores computadores porque elas têm corações. No caso de “conduzir” a reunião, “facilite” a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas.


Observe você mesmo. Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para um amigo que está na mesma reunião.


Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo. Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos encontros.


Anote com inteligência. Uma reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até 2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos.

quinta-feira, 24 de janeiro de 2013

5 coisas que você não deve fazer em uma negociação


Especialistas em vendas listam os principais erros de empreendedores durante uma negociação, seja com clientes ou fornecedores

Getty Images
Homem vestido de terno apertando a mão de outro
São Paulo – Donos de pequenas empresas constantemente se deparam com situações em que é necessário sentar com um cliente ou fornecedor para chegar a termos que agradem a ambos. Quando há interesse, há negociação. Um dos principais erros dos empreendedores é se deixar levar pela ansiedade. “As pessoas querem fechar negócios da forma mais rápida”, diz Diego Maia, presidente do Grupo CDPV (Centro do Desenvolvimento do Profissional de Vendas).
Para Mário Rodrigues, diretor do IBVendas, a negociação é um confronto de interesses e acaba deixando desconfortável o empreendedor que não está acostumado com esse tipo de situação. “As pessoas precisam estar atentas desde o primeiro momento e preparar a argumentação”, afirma. Com a ajuda de Maia, Rodrigues e Marcelo Ortega, especialista em vendas, EXAME.com listou as principais atitudes que devem ser evitadas.
1. Negociar com pressa
As pessoas passam certos sinais que não devem ser ignorados. O momento ideal para negociar não é quando o seu interlocutor está com pressa, verificando o relógio ou o smartphone incessantemente. “Não pode ter pressa, o bom negociador cria situações melhores para não perder chances”, explica Ortega.
Não identificar o que o cliente realmente precisa é consequência de uma postura dominadora da conversa. “Quem está vendendo tem que escutar mais”, explica Maia.
2. Agir pela emoção
Negociar o melhor preço ou prazo mexe com as emoções de qualquer profissional. Mas, o empreendedor não deve entrar em uma discussão quando há impasses na conversa. “O que é mais importante: ganhar um contrato ou ganhar seu ponto de vista?”, questiona Rodrigues. Ele explica que não é uma disputa de posição porque os dois lados estão em busca de um acordo.
É comum que os empresários fiquem na defensiva quando são apresentadas objeções sobre o que eles estão propondo. “As pessoas confundem esse sinal, significa que a pessoa ainda está com uma dúvida e precisa ser convencido um pouco mais”, explica Ortega. Para o especialista, o pior não é a objeção, mas quando não há resposta do outro lado.
3. “Entregar” de primeira
Negociar requer habilidade, mas a pressa em fechar o negócio deve ser deixada de lado. “Acaba perdendo lucratividade”, afirma Maia. Ele explica que entregar a melhor condição, preço ou prazo já na primeira conversa pode deixar o empresário em desvantagem.
Ortega explica que dúvidas que empreendedores têm como ‘o meu fornecedor não vai me atender nesse prazo’ ou ‘ se eu passar isso para o meu cliente, ele não vai aceitar’, são decorrentes da ansiedade. Nesses momentos, tem que estar preparado para agir com frieza e estar atento ao controle emocional.
4. Não ter as informações necessárias 
Imprevistos acontecem, mas ao estar ciente de que um encontro resultará em uma negociação, prepare-se. A falta de preparo abre brechas para que o empreendedor entre em contradição ou acabe se apoiando em dados vagos.
“Negociar sem identificar qual é o desejo ou a necessidade desse cliente e empurrar qualquer coisa, sem ter informações precisas, não funciona”, completa Maia.
5. Só pensar no próprio benefício
Colocar-se no lugar do outro durante uma negociação é essencial. “Negociação é sempre um confronto de interesses e as pessoas buscam um interesse em comum”, afirma Rodrigues.
De acordo com Ortega, essa inversão de foco é necessária porque o empreendedor com habilidade de negociar é aquele que pensa também no que o outro pode ganhar ao fechar o negócio.

quarta-feira, 23 de janeiro de 2013

Os 8 tipos de inteligência

A dica de hoje foi dada por Sylvio Ribeiro no blog Pequeno Guru.
Se você procurar no Google “tipos de inteligência” vai achar alguns com 7, 9 e até 32 tipos… eu irei listar as 8 propostas pelo professor de Harvard, Howard Gardner, em sua “teoria das inteligências múltiplas”. Organizei de um modo diferente, personificando cada uma delas. Veja se você consegue se identificar com algum:
  1. O linguista: tem facilidade em se expressar de forma tanto verbal como escrita, escolhe bem as palavras, consegue simplificar questões complexas. É evidente em vendedores talentosos, escritores e consultores. Nas crianças, pode ser encontrado naquelas que perguntam muito ou gostam de ler.
  2. O lógico-matemático: tem facilidade com números, quantidades e possuem raciocínio lógico — como causa e efeito. São os famosos lado-esquerdo do cérebro e mais associados ao QI tradicional. Evidente em engenheiros, programadores, físicos e contadores.
  3. O artista: tem facilidade em desenhar, medir, grandes noções espaciais. É uma pessoa basicamente visual, grava imagens, cores e formas facilmente. Mais evidente em pintores, desenhistas, estilistas, arquitetos, designers e pilotos.
  4. O músico: tem a capacidade de discernir o tom, timbre, entonação e ritmo. Consegue identificar, reproduzir e criar sons com facilidade. Mais evidente em… músicos, claro.
  5. O habilidoso: é o atleta.  É bom em atividades motoras e que exijam muito do corpo. Ele também possui bom timing e equilíbrio entre corpo e mente. Mais evidente em atletas, inventores, dançarinos, artistas-marciais e atores.
  6. O naturalista: quando criança é aquela que gosta de ciência, adora colocar a mão na terra e brincar com todos os tipos de animais. Tem facilidade em diferenciar espécies e vários tipos de coisas. Acredita-se que bons empreendores possuem alta inteligência natural e que ela o ajude a identificar as necessidades dos consumidores e oportunidades de mercado.
  7. O auto-conhecedor: é a pessoa que está sempre em busca de se conhecer melhor, avaliando seus objetivos e analisando suas emoções. Se conhece muito bem e utiliza esse conhecimento para conhecer  e influenciar os outros, além de  planejar ou criar estratégias.  Tem grande interesse em conhecer o ser-humano. Presente em grandes líderes, conselheiros, psicólogos, escritores e outros.
  8. O simpático: se dá muito bem com pessoas. Ouve bastante, comunica-se eficazmente tanto com palavras como com o corpo, gosta de trabalhar em equipe e é sociável. Tem facilidade em saber o que o outro está sentindo e analisar sob diferentes pontos-de-vista. Presente em líderes motivacionais, empreendedores.
Conseguiu se encontrar? Alguns tipos são mais dificeis que outros, mas é importante destacar que todos nós temos as 8 inteligências, a forma como ela está distribuída é que define nossas habilidades — e basicamente quem você é. Isso explica porque algumas pessoas são ótimas em história e péssimas em matemática; ou são grandes funcionários em uma empresa e medíocre em outra (que não exploram as habilidades certas).

quarta-feira, 9 de janeiro de 2013

Perguntas que irão melhorar os resultados em qualquer área da vida

Recentemente eu publiquei um artigo sobre 10 Perguntas que irão melhorar os resultados em qualquer área da vida. Posso dizer que este artigo irá complementar as informações do primeiro. Sugiro a leitura de ambos.
Quando eu comecei minha carreira, a chave para o sucesso era ter as respostas certas. Se o chefe tivesse uma dúvida, ele esperava que eu tivesse a resposta – ou pelo menos soubesse como encontra-la. Aqueles que progrediam na carreira mais rapidamente eram aqueles que possuíam a maioria das respostas.
Mas, conforme eu comecei a subir as escadas corporativas, descobri que a chave para o sucesso começou a mudar. Acabou se tornando cada vez menos importante ter a resposta certa e cada vez mais importante saber fazer as perguntas certas.
Na era do Google, as respostas são a parte fácil do negócio. Você pode pesquisar virtualmente por qualquer coisa e ter a resposta quase que instantaneamente. Mas isso só acontece quando você sabe fazer a pergunta certa.
Se você quer se tornar um líder de sucesso, você deverá aprender a fazer boas perguntas. Vou listar algumas habilidades para te ajudar a mudar de nível.
1) Faça perguntas mais amplas – perguntas que podem ser respondidas com “sim” ou “não” são perguntas estreitas. Elas não geral discussão além de raramente produzem inovação. Ao fazer perguntas mais amplas, você receberá um conteúdo bem melhor como resposta. Por exemplo, ao invés de perguntar “Você está feliz com seus resultados?”, você pode dizer “Como você acredita ter obtido os resultados que você gerou?”. A primeira pergunta pode ser respondida com “sim” ou “não”. A segunda convida à reflexão e à discussão;
2) Vá além das suposições – todos as decisões de negócios são baseadas em suposições. Se você não compreender bem essas suposições, você pode acabar tomando uma péssima decisão. É sempre muito útil se pergunta primeiro – e depois a seus colegas – “O que estamos supondo neste cenário?”. Então você deverá descascar cada camada do problema até que você esteja confortável com as suposições. É aqui que as pessoas comentem os erros. A lógica pode ser perfeita, mas se ela foi construída em suposições falsas, você acabará com uma conclusão falha;
3) Ouça os dois lados da história – é fácil ouvir um lado da história, agir com a informação, e então ficar embaraçado quando você descobrir que você possuí apenas a metade dos fatos. Eu já devo ter feito isso uma centena de vezes. Eu acredito estar melhorando em ouvir os dois lados da história, mas eu ainda me considero “em recuperação”. Eu preciso me lembrar constantemente que existem no mínimo dois lados em todas as histórias;
4) Faça perguntas de acompanhamento – evite a tentação de fazer comentários em cada pergunta. Algumas vezes que gosto de contar quantas perguntas eu consigo fazer sem fazer comentários. É fantástico o que você pode aprender quando age assim. Isso torna seus comentários é decisões muito mais profundos. Geralmente você não consegue chegar ao verdadeiro problema antes de fazer várias perguntas profundas;
5) Fique confortável com o silêncio – muitas pessoas ficam desconfortáveis quando as coisas ficam quietas. Elas se sentem na obrigação de preencher o vazio com palavras. Você pode usar isso a seu favor apenas mantendo a boca fechada e os ouvidos atentos. Quando você consegue, você geralmente descobre que as pessoas fornecem voluntariamente um monte de informações que você jamais conseguiria de outra maneira;
6) Ajude às pessoas a terem suas próprias ideias – uma das melhores maneiras de guiar os outros é perguntar ao invés de informar. Sim, você pode pontuar seus subordinados, mas suas ideias jamais serão tão significativas para eles quanto são para você. Você conseguirá muito mais ao lidera-los com boas perguntas. Uma de minhas favoritas, especialmente quando acontece um erro ou desapontamento, é “o que podemos aprender com esta experiência que poderá ser útil para nós no futuro?”;
7) Compreenda a diferença entre fatos e especulação – um dos chefes que ajudou em minha formação me disse uma vez “tenha certeza que você está me dizendo o que você sabe e o que você acredita que sabe, e garanta que eu saiba a diferença”. As pessoas fazem qualquer tipo de afirmação que elas acreditam ser baseadas em fatos. Isso geralmente faz com que você desligue o seu radar. Geralmente você deve perguntar “você reconhece isso como um fato?”. Se a resposta for sim, “Como você sabe?” ou “Você pode me mostrar a fonte dessa estatística ou reinvindicação?”.
Finalmente, quando você fizer perguntas, faça anotações. Isso demonstra muito respeito à pessoa que você está entrevistando. Ajuda muito também quando o ambiente fica silencioso. Você pode verificar suas anotações e descobrir novas perguntas que ainda não havia pensado ou perguntado.
Forte Abraço,
André Cruz