terça-feira, 28 de março de 2017

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quarta-feira, 30 de janeiro de 2013

7 Estratégias para uma Reunião Eficaz

Fonte : Você com + Tempo
Por Tom Terez

Eu tenho grandes planos para esta coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso – alguma coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal: Eu fui participar de uma reunião.

Mais especificamente: Eu fui aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as quais  eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma maneira  quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela reunião horrível.

Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas por ano – e quem saberá quantas aspirinas.

Enquanto as reuniões não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores de cabeça.

Minha recente experiência de 2 horas teve as armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi preenchida com outros itens fora da agenda.

Estou enviando nesta coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre isso.  Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade:

Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião. É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram feitas. Os grandes réus são aqueles “algum dia, algum tempo” que as pessoas “entalham” em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião.

Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente. Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez, mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela.


Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas. Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida (Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail para fazer isso.


Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões. Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem melhores computadores porque elas têm corações. No caso de “conduzir” a reunião, “facilite” a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas.


Observe você mesmo. Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para um amigo que está na mesma reunião.


Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo. Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos encontros.


Anote com inteligência. Uma reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até 2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos.