Produtividade pessoal: 12 dicas para começar hoje mesmo

por Wagner Mancini*, 
Como lidar com várias reuniões, centenas de email na caixa de entrada e uma infinidade de informações no dia a dia.
Vivemos um paradoxo no mundo moderno, onde a tecnologia, principal aliada para poder processar informações mais rapidamente, também criou uma cruel realidade, assoberbando os profissionais com toneladas de informações e pendências. Recebemos centenas de emails, participamos de várias reuniões, presenciais e virtuais, conference calls e estamos expostos a uma quantidade enorme de informações que, para a maioria dos profissionais, torna sua vida um caos, em meio a, cada vez mais, pendências e coisas para serem feitas.
A maioria das pessoas nem se dá conta disto, e segue sua vida, invariavelmente dedicando-se cada vez mais horas, na difícil tarefa de dar conta de tudo o que tem pra ser feito, e, muitos se frustram, pois se vêem em meio a problemas “urgentes”, que tem que ser resolvidos aqui e agora, e novas pendências, que hoje estão na categoria de “importantes”, virarão os problemas “urgentes” do amanhã, e assim a roda viva parece não ter fim.
Só há uma solução para isto: mudar nossas atitudes, nos disciplinarmos, aprendermos a dizer “não” e assumir apenas os compromissos que podemos realmente cumprir, e, em paralelo, nos organizarmos, definirmos claramente nossos objetivos pessoais e profissionais e planejarmos nosso dia a dia em função dos mesmos, utilizando a tecnologia a nosso favor, tornando-nos mais produtivos pessoalmente, mais equilibrados e mais felizes.

12 dicas para ser mais produtivo, equilibrado e feliz

1. Tenha em mente que organização é uma habilidade como outra qualquer e pode ser aprendida com um pouco de persistência e disciplina;
2. Registre sempre! Não dependa de sua mente lembrar o que você deve fazer. Use as listas de tarefas do MS Outlook, IBM Lotus Notes ou do Google Tasks, ou as ferramentas de tarefas preferidas dos leitores do Efetividade;
3. Defina claramente seus objetivos pessoais e profissionais e use-os para priorizar o que fazer, bem como para criar e organizar todas as suas informações;
4. Seu dia tem um limite de horas! Organize seu calendário para conter seus compromissos importantes, atrelados a seus objetivos profissionais e pessoais;
5. Evite interrupções e aprenda a dizer “não”, educando as pessoas ao seu redor, para que elas saibam que isto não é uma ofensa pessoal, mas sim uma necessidade para se trabalhar com foco e ser produtivo;
6. Comprometa-se somente com aquilo que puder cumprir;
7. Planeje antecipadamente as atividades de seu dia;
8. Reserve dois ou três curtos períodos durante o dia para ver e responder emails. Evite ficar o tempo todo acompanhando emails, exceto em casos urgentes ou situações onde esta seja a principal função de seu cargo;
9. Tenha seus contatos sempre organizados e atualizados, facilitando o acesso às pessoas e informações e fomentando o networking;
10. Tenha um smartphone, com as informações sincronizadas com seu computador, para poder acessar as informações rapidamente, onde e quando precisar;
11. Revise semanalmente suas pendências e planeje a semana seguinte.
12. Cuida de sua vida pessoal: família, filhos, lazer, saúde, finanças, espiritualidade, vida social. Dedique tempo para aquilo que quer construir em sua vida.

* O autor convidado Wagner Mancini recebeu treinamento em produtividade pessoal ministrado por David Allen, criador do método GTD, e atua como diretor de marketing da OmRá Tecnologias para uma vida melhor.efetividade