Fonte : Você com + Tempo
Por Tom Terez
Eu tenho grandes planos para esta
coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e
energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso – alguma
coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal:
Eu fui participar de uma reunião.
Mais especificamente: Eu fui
aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as
quais eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma
maneira quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela
reunião horrível.
Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são
ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa
recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média
de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas
por ano – e quem saberá quantas aspirinas.
Enquanto as reuniões
não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas
preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou
ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores
de cabeça.
Minha recente experiência de 2 horas teve as
armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela
mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era
como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de
focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi
preenchida com outros itens fora da agenda.
Estou enviando nesta
coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de
realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está
funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre
isso. Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade:
Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião.
É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram
feitas. Os grandes réus são aqueles “algum dia, algum tempo” que as
pessoas “entalham” em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com
um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e
identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir
à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião.
Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente.
Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões
que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez,
mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela.
Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas.
Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam
fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida
(Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos
indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar
alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail
para fazer isso.
Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões.
Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis
supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem
melhores computadores porque elas têm corações. No caso de “conduzir” a
reunião, “facilite” a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça
perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas.
Observe você mesmo.
Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de
um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está
evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca
serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando
informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre
você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se
você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para
um amigo que está na mesma reunião.
Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo.
Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O
que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima
reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos
encontros.
Anote com inteligência. Uma
reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de
anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até
2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e
divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos.
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