Planejar a forma como o home office é posicionado e distribuído pode ser tão importante para a produtividade quanto escolher os equipamentos adequados
A organização pessoal se apoia em métodos e disciplina, mas depende também de uma estrutura física que a suporte. No caso de quem pode trabalhar em casa, este terceiro componente é especialmente importante, porque geralmente são pessoas que operam sem uma equipe presente, o que torna a eficiência do ambiente ainda mais crucial.
E às vezes a escolha pode ser profundamente influenciada pelos gostos pessoais, pois a mesa de trabalho pode estar adornada por um belo livro raramente aberto, enquanto uma ferramenta de uso diário é feia e desajeitada, e você acaba preferindo “escondê-la” na primeira gaveta e tirá-la de lá todo dia.
Organizando como uma cabine de avião
A dica geral, que se aplica à maioria dos casos em que o home office está em um ambiente único mas deixa espaço para gostos e adaptações pessoais, já é uma velha conhecida: organizar o ambiente e a mesa de trabalho como se fosse a cabine do piloto de um avião.Cockpit de um Airbus A340 em procedimento de pouso
- Cada item está ali por uma razão clara e objetiva
- O usuário sabe onde está cada um deles
- Itens com funcionalidade semelhante estão agrupados
- Os itens mais usados ou mais importantes estão mais próximos do foco
- Todos os demais itens podem ser alcançados sem dificuldade
Ao organizar o escritório como uma cabine de avião, você começa identificando os itens mais importantes e mais usados, e posicionando-os no ponto focal de sua atenção. Ali será o centro de tudo, e os demais itens vão sendo posicionados ao redor, considerando uma escala de proximidade de acordo com a importância e frequência de uso.
Só o que é raramente usado pode ficar “escondido” em um armário difícil de alcançar ou exigindo levantar, e mesmo estes itens precisam ter um lugar certo, pois em um ambiente eficiente é inadmissível ter de sair procurando onde está um instrumento de trabalho no momento em que ele se fizer necessário.
Móveis de escritório para home office
Certos móveis para escritório são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, que ampliam a sua noção intuitiva sobre o tamanho da área que está “ao alcance”.Com o tempo, acabei agregando um segundo gaveteiro baixo e pouco profundo, mas do comprimento da mesa, que fica recuado e exatamente sob o seu tampo, onde posso manter à mão os objetos que uso com menos frequência, como os que estão aguardando que eu escreva sobre eles aqui no Efetividade, ou as reservas de material de expediente.
Minha cadeira tem rodinhas e o chão permite deslizar facilmente, mas com os anos de experiência e consequente redução dos itens supérfluos, as necessidades de sair da área imediata da mesa foram se reduzindo, como costuma acontecer, e o restante do espaço do ambiente acabou virando muito mais uma biblioteca do que uma extensão do escritório.
Como organizar seu escritório em casa
Os 4 passos a seguir só precisam ser feitos uma vez, e permitem que você siga uma sequência básica para organizar o home office seguindo o princípio da cabine do piloto.- Preparar a área: pense criativamente em como posicionar sua mesa de trabalho e outros elementos da mobília de modo a ficar no centro da sua área de trabalho, e aproveite para avaliar criticamente o que está sobre as superfícies e nas prateleiras e gavetas “nobres”: o que não for importante ou usado com frequência deve ser retirado desde já e movido em direção à periferia do seu círculo.
- Reservar espaços para manter vazios: Durante as
operações de trabalho, você precisa ter espaço para colocar os objetos
que estiverem em uso. Reserve-os antes de começar a distribuir os
objetos, para não ter de redistribuir depois ou, pior, ter de abrir
espaço todos os dias!
A bússola na minha mesa está lá como um lembrete para seguir sempre em uma direção - Classificar todos os objetos: aqui ocorrem as decisões de posicionamento, e algumas delas são difíceis. Nem todas são objetivas: não tenho uma justificativa prática para a bússola que mantenho sobre minha mesa, por exemplo. Mas é importante que as justificativas objetivas predominem sobre as subjetivas ao menos na maioria dos casos. Lembre-se de que a frequência de uso é um critério importante, assim como a relevância do objeto: um item trivial como o spray de limpar óculos pode merecer lugar de destaque, por exemplo.
- Pensar também nas distrações: Se você tem um home office sem objetos de distração, parabéns, afinal sabemos que Escritório em Casa não é Central de Entretenimento! Mas se as distrações estiverem presentes, apesar do risco de desviar o foco e atrair outros habitantes da casa para amplificar este seu efeito, ao menos posicione-as estrategicamente. Por exemplo, se vai ter uma TV no ambiente, não a posicione de tal forma que para olhar para ela você precise perder completamente o contato visual com a superfície de sua mesa.
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