Como organizar seus milhões de projetos na sua agenda

3

Marcos Rezende 

Nos dias atuais é muito comum cada um de nós ter vários projetos para tocar, principalmente quando começamos a gostar de trabalhar como empreendedores e atuar verdadeiramente na criação de novos negócios. Além da vida profissional, ainda temos a nossa vida pessoal que nos joga inúmeros outros compromissos que também precisam ser satisfeitos. O problema é que na vontade de fazer tudo, acabamos não fazendo nada e não indo pra frente. Bons projetos ficam só na intenção e não realizamos praticamente nada daquilo que gostaríamos de ter realizado. A solução para este problema é se organizar da melhor maneira possível, dizer não a novas demandas e se concentrar para não perder o foco durante os dias de trabalho. Abaixo, vão as minhas dicas que hoje utilizo na minha vida para administrar 6 negócios e 4 filhos.

1. COMPRE UM QUADRO BRANCO PARA ANOTAÇÕES
Neste quadro, localizado no seu escritório ou no lugar onde mais trabalha, ficarão anotados os seus projetos e metas maiores, não as tarefinhas diárias. Apenas os objetivos maiores que você deseja atingir. Ele é importante para tirar as coisas da sua cabeça e deixá-las anotadas organizadamente em um lugar bem visível e claro, dando-lhe noção do que você tem pela frente.

2. MANTENHA SUA CAIXA DE E-MAILS VAZIA
Não organize as suas tarefas na sua caixa de e-mail. Ao ler um e-mail ou você encaminha para outra pessoa responder, ou você responde, ou você cria uma tarefa para você realizar e arquiva aquele e-mail. Toda vez que você abre a sua caixa de e-mail e vê lá o título de cada um, seu cérebro gasta energia processando todas as sinapses envolvidas com a questão de cada um daqueles e-mails.
3. FECHE SEU PROGRAMA DE E-MAILS APÓS LER OS SEUS E-MAILS
É muito importante para quem trabalha entender que se um cliente precisar de algo urgente de você, ele preferirá ligar para o seu telefone ao invés de enviar um e-mail. Portanto, desligue todos os alertas de novos e-mails do seu computador e celular e após ler os seus e-mails feche o seu programa de leitura de e-mails para focar na execução das tarefas que apontou para aquele dia. Só volte a abrir e-mails quando quiser gerar novas tarefas para si, mantendo-se atento a cumprir isto de forma radical para evitar perda de foco ao longo do dia de trabalho.
4. CONTRATE UM SISTEMA GERENCIADOR DE PROJETOS E TAREFAS
Eu uso o Teamwork para gerenciar os meus projetos e tenho tido relativo sucesso em tirar as tarefas da minha frente simplesmente checando lá as tarefas que criei. Ele não tem qualquer aplicativo de “instant messaging” e permite não só gerenciar seus próprios projetos como também gerenciar uma equipe de trabalho. Outra alternativa também válida, é você ter uma agenda ou um outro quadro branco para anotar as tarefas que precisa executar, facilitando o processo de leitura das tarefas e execução. De forma alguma, mantenha várias listas de tarefas em vários aplicativos. Mantenha todas em um mesmo lugar e pronto.
5. ESTABELEÇA HORAS PARA DIVERSÃO E DESCONTRAÇÃO
Crie algumas janelas no seu dia de trabalho para sair um pouco da frente do computador, ou navegar nas redes sociais e YouTube. Não fique o tempo todo checando o que há de novo nesses aplicativos para não se perder na sua organização. E, mais importante, de maneira nenhuma deixe ligada a funcionalidade de notificação de redes sociais no seu celular, pois isto é o que mais torna a vida de alguém, uma vida improdutiva.
Se você seguir estas dicas ou criar novas maneiras para se organizar, verá que conseguirá de forma extraordinária cumprir com os seus afazeres como microempreendedor e fazer muito mais pela sua vida e seus sonhos a cada dia.
Qual estratégia você utiliza para organizar seus milhões de projetos?

De bem com o próprio bolso

O livro Separe uma Verba para Ser Feliz traz método aplicado em mais de 1 000 pessoas para você ficar em paz com seu dinheiro

Bárbara Ladeia e Danylo Martins (redacao.vocesa@abril.com.br) 

• 
  

Crédito: Claudio Rossi

O economista Mauro Calil: método inovador no controle das finanças pessoais

Mesmo com pleno emprego e crescimento econômico tímido, mas constante, ainda há um fator que distancia o brasileiro do verdadeiro sucesso financeiro: a intimidade com o próprio bolso. Esse é o principal tema do novo livro Separe uma Verba para Ser Feliz, de autoria do consultor financeiro Mauro calil. Ele apresenta ao leitor o que batizou de método Fast — sigla para os conceitos fazer, antever, salvar e turbinar —, por meio do qual mais de 1 000 pessoas conseguiram bons resultados a partir da aplicação de sua técnica.

“Quero mostrar aqui o caminho para a formação contínua e crescente do patrimônio das pessoas, ensinando estratégias para salvar seu dinheiro do consumo tolo e ainda fazer com que ele se multiplique espontânea e indefinidamente”, afirma. um ponto alto do livro é a defesa da tese de que você não precisa ficar multimilionário para ser feliz com o dinheiro nem adiar seus planos, aguardando até ter uma quantia gigantesca para fazer alguma coisa.

“Precisa, sim, alcançar uma condição em que você não seja mais refém do dinheiro nem tenha de sustentar seu patrimônio”, diz Mauro.

Em entrevista à VOCÊ S/A, o economista traz histórias reais do livro, como a de um empresário que devia 200 000 reais e, um ano depois, estava positivo em exatamente a mesma quantia. Ele fala ainda das novidades e da dificuldade de escrever sobre finanças em uma cultura em que “falar sobre dinheiro é algo nada nobre”.


Como trazer um tema novo para as prateleiras diante de tantos livros de finanças pessoais?
A principal novidade desse livro é o método Fast, que estamos aplicando na academia do dinheiro — escola de investimento da consultoria calil&calil. atualmente a pressa é uma exigência que vem de toda parte, ainda mais quando o assunto é dinheiro. Esse nome veio da sigla composta por fazer, antever, salvar e turbinar.
Já aplicamos essa metodologia nas consultorias, planejamentos financeiros pessoais e familiares e também em cursos que ministramos. Mais de 1 000 pessoas já conseguiram resultados a partir da técnica. Então meus alunos e a própria editora me estimularam a compilar os temas em um livro. a ideia é fazer “cair a ficha” do leitor. Não existe uma única resposta ou fórmula para a ordenação financeira. É uma questão de autoconhecimento e de compreensão de como você funciona em relação às suas contas.


Como fazer o tema não ficar maçante e repetitivo?
Essa é uma dúvida que vem me perseguindo há tempos, mas acredito que a novidade está na forma de falar e nas estratégias do método. Trago histórias reais no livro, como a de um empresário que devia 200 000 reais e, um ano depois, está positivo em 200 000 reais. Também lanço mão de ferramentas mais lúdicas, como o teste que aponta os perfis e a metáfora da caixa-d’água, com um colchão financeiro e controle de escoamento. Tudo isso ajuda o leitor a se conhecer melhor.


Qual dos pontos apresentados no livro você considera mais crítico nas finanças pessoais?
Vejo maior dificuldade das pessoas em antever seus gastos e receitas. antecipar o que vai acontecer com o próprio dinheiro parece bobo, mas é a principal mudança e depende da iniciativa do indivíduo. o restante vem por consequência. Quando há planejamento, você pensa antes de tomar uma decisão financeira. Porém, as pessoas acham o planejamento muito chato e temem ficar escravas das planilhas. Com algumas metáforas eu mostro na prática que quem se organiza tem bons resultados.


Que tipo de metáfora?
O planejamento está em todo canto. Por exemplo, a pasta de dentes e a escova ficam sempre no lugar certo porque alguém anteviu que diariamente isso seria necessário. Outro exercício mais pesado é tentar antever tever o impacto financeiro na vida do seu filho caso decida deixá-lo fora da escola — naturalmente será um fracassado. Ou seja, planejar é algo natural do ser humano, e por que deveria ser diferente em relação ao dinheiro? Seja no cafezinho, seja na compra de um imóvel, se você se planejar, terá ganhos formidáveis.


E dá para cuidar até do cafezinho?
Há quem prefira trabalhar a reorganização financeira nos grandes números, mas eu prefiro justamente os pequenos. Uma conta simples: se você gasta por dia 12,50 reais com um suco, um pão de queijo e um café, ao longo de 262 dias úteis no ano, estamos falando de 3 400 reais. Não é para passar fome, mas se você sai de casa com o café da manhã tomado e toma o café na empresa, economizará o equivalente à entrada de um carro, por exemplo.

10 ideias para ampliar pequenos espaço

Arquiteta ensina como transformar pequenos espaços em ambientes mais espaçosos e aconchegantes

inS

Utilize cores claras e neutras no imóvel todo, principalmente em peças fixas, pois aumentam, de forma natural, um espaço reduzido

São Paulo - Nos dias atuais os imóveis estão cada vez mais compactos, principalmente os novos apartamentos. Mas a metragem reduzida não deve ser entrave para uma decoração harmoniosa e que valorize cada centímetro dos cômodos. Para aproveitar bem os espaços nestes imóveis, a arquiteta Vanessa Tradi ensina dicas simples e importantes que ajudam os pequenos ambientes parecerem espaçosos e aconchegantes; confira:

1 Integre os espaços. O ambiente não ficará maior, mas dará a sensação de amplitude. A arquiteta sugere a adoção de cozinhas americanas (cozinhas ligadas à sala), por exemplo.

2 Adote o mesmo piso para a casa toda. Não importa o tipo: madeira, porcelanato ou cimento queimado, o ideal é um padrão em todos os cômodos. Também é bom ficar atento às características: tacos largos e compridos são sempre mais viáveis que os pequenos.

3 Cuidado com a escolha do teto. Quanto mais gesso, mais o ambiente diminui.

4 Utilize cores claras e neutras no imóvel todo, principalmente em peças fixas, pois aumentam, de forma natural, um espaço reduzido. A pintura de paredes e tetos de um só tom também amplia. As cores fortes e densas devem ser empregadas em objetos mais fáceis de trocar, como vasos, quadros e almofadas.

5 O s espelhos são um dos melhores recursos para fazer qualquer espaço parecer maior. É importante colocá-los sempre na parede menor e de preferência por inteiro. Somente tome cuidado com o excesso, pode não ficar legal!

6 Compre móveis multiusos. Mesas laterais com pufes embaixo, sofás-camas, camas com espaços para guardar objetos ou mesas com duplas funcionalidades são ótimas opções.

7 Não descuide da iluminação. Quanto mais claro, mais amplo. Abuse da luz natural, pois esta pode dar um efeito surpreendente se não interferir na sua privacidade e bem-estar. Opte por cortinas leves e semitransparentes, sempre em tons claros.

8 Elimine objetos inúteis e organize suas coisas. A organização amplia e dá um ar de arejado ao espaço.

9 Evite dispor móveis nas áreas de passagem, pois podem reduzir ainda mais um espaço que já é pequeno. Além disso, dê preferência a objetos decorativos nas paredes em vez de colocá-los no espaço aberto (como no chão). Aliás, os tapetes diminuem o espaço. Um chão visível fará qualquer divisão parecer maior ao contrário de um coberto.

10 Procure otimizar espaços que considera inútil, como áreas embaixo de escada. É possível transformar esses nichos em ambientes charmosos capazes de acolher inúmeros objetos.

Produtividade pessoal: defina melhor suas ações e metas

 

No planejamento pessoal, a estratégia, os objetivos e os processos são tão importantes como sempre, mas como quem planeja, executa e avalia é uma mesma pessoa, a objetividade na hora de definir as ações e as metas acaba sendo especialmente crucial, fazendo a diferença entre a execução e o “semana que vem eu vejo”.
Como estamos no início do ano, muitos leitores estarão fazendo seus planejamentos para 2012, e – como sempre – a parte fácil é definir os objetivos gerais. Na hora de passar para o específico da execução, quando a intenção precisa virar esforço, o bicho pega.
Que tal tornar seu planejamento mais realizável? Pensar nas ações práticas (ou pelo menos nas primeiras delas) de cada objetivo, e em como avaliar na prática o seu grau de sucesso em cada um deles, pode ajudar bastante.
Para isso, veremos a seguir os atributos que você deve procurar nas ações e metas que inclui nos seus planejamentos pessoais

Ações

Quando definimos um plano pessoal, frequentemente caímos na armadilha de manter um grau de abstração muito elevado, anotando na lista de pendências só um resultado desejado, e não as atividades do mundo real necessárias para que cheguemos a eles.
Um exemplo prático: eu passei meses de 2011 com a seguinte pendência anotada no meu Wunderlist: “Cancelar recebimento de contas pelo correio e passar a receber pela Internet”.
Parece uma ação? Não é, é um objetivo, ou no mínimo o resultado de uma série de ações encadeadas. E da forma como estava descrito, ele passou meses sem ser tocado, porque era amplo e complexo demais para ser colocado na agenda de qualquer dia.
Numa revisão semanal no início de dezembro, resolvi rever as ações pendentes há mais tempo, e ela estava lá, desafiadora. Foi só então que me ocorreu que eu havia cometido o clássico erro da abstração demasiada na hora de definir a ação.
A solução foi imediata e simples: identificar e registrar as ações encadeadas necessárias, que ficaram mais ou menos assim:

1. Reunir o exemplar mais recente de cada uma das contas que eu recebo pelo correio
2. Seguir as instruções para solicitar o recebimento on-line de cada uma delas, quando houver
3. Anotar a lista dos contatos das que não tiverem instruções
4. Entrar em contato com cada um deles e solicitar

Assim, após meses de inação, nos 2 ou 3 dias seguintes eu concluí os passos 1 a 3, e já em janeiro não vou receber em papel algumas das contas. A lista produzida no passo 3 está anotada no Dropbox e no meu celular, e já fiz algumas ligações do passo 4. Em breve a tarefa estará concluída (ao menos para as contas em que este serviço estiver disponível).
O exemplo clássico da importância de pensar em ações concretas, e não só em resultados, é dado por David Allen no seu livro Getting Things Done (GTD): a pessoa anota na lista de pendências que precisa fazer uma reunião com determinados fornecedores e parceiros, e ela acaba nunca ocorrendo, porque o que ela anotou é um resultado, e não a próxima ação que precisa de fato realizar.
A solução, naturalmente, é pensar sempre na próxima ação prática, e nas que a sucederão: definir pauta e objetivos, identificar locais, datas e horários disponíveis, agendar cada um dos que deverão estar presentes, etc.
O conceito de próxima ação é central ao GTD e a outros métodos de produtividade pessoal, e Allen o define assim: “a próxima atividade física e visível que seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão”.
Portanto, ao planejar seus objetivos pessoais, não deixe de ao menos elencar junto a eles as primeiras ações necessárias – e assim você escapará de objetivos abstratos demais, complexos demais, incompatíveis entre si, além de perceber melhor eventuais relações de dependência ou causa-efeito entre eles.

Metas

Os indicadores e suas metas permitem verificar o seu desempenho ao longo da execução de um plano, e ter um critério objetivo para verificar se cada um dos objetivos foi atingido.
Em um planejamento pessoal, o seu “eu planejador presente” frequentemente entrará em conflito com o seu “eu executor futuro”, que infelizmente também é o seu “eu avaliador futuro”, e às vezes aceita ser seduzido por subterfúgios que flexibilizam artificialmente o cumprimento da meta, e assim permite que a meta de “entrar em forma” seja cumprida pela compra de uma cinta modeladora, e a de “aprender inglês” seja encerrada ao comprar um aplicativo tradutor para o celular.
No papel de “eu planejador”, contorne a tendência acomodadora do seu “eu futuro” definindo metas claras e objetivas, buscando atender aos seguintes critérios:
Definição completa: A meta deve estar registrada de forma a dizer não só qual o resultado a alcançar, mas também como e onde medir, quem vai medir e quando.
Vale o que está escrito: As definições das metas devem estar registradas por escrito de forma simples, e conjunto delas deve estar reunido, visível e compreensível por todos os envolvidos – quem vai executar, quem vai ser beneficiado ou afetado, quem vai avaliar – mas no caso dos planos pessoais, é possível que todas as listas se resumam a uma pessoa apenas: você.

Régua e compasso: A meta precisa ser mensurável de forma prática e objetiva, de tal forma que qualquer pessoa que faça a medição chega ao mesmo resultado, e à mesma conclusão sobre a meta ter ou não sido atingida. “Entrar em forma” não é uma boa meta, mas “perder 6 kg até junho” pode ser.
De olho no que interessa: Quando se trata de estratégia, geralmente a ênfase é em medir o resultado oferecido a quem se beneficia das atividades, e não o esforço dos envolvidos. Mas no caso dos planejamentos pessoais, em que planejador, executor e beneficiado frequentemente são a mesma pessoa, lembre-se de medir o seu envolvimento prático. Em outras palavras, medir só quantos quilos você perdeu não basta: pode ser importante para a sua motivação medir o percentual de refeições semanais em que você respeitou plenamente a dieta, ou o número de horas de exercício, por exemplo.
Com noção: Uma boa meta precisa ser plausível, ou seja, seu atingimento precisa ser visto como possível, dentro dos cenários de futuro mais realistas ou esperados. Definir metas inatingíveis ou que dependam de circunstâncias improváveis e fora do controle dos envolvidos não motiva, e reduz o impacto positivo das demais metas.
Com emoção: Não basta a meta ser plausível: ela precisa ser desafiadora, deixando claro que os resultados superiores desejados exigem fazer mais do que o trivial, com superação do que hoje já se pratica.

Executar e acompanhar

Planejar não basta: é necessário transformar em realidade. Eu tenho adotado com sucesso um método simples de produtividade pessoal chamado ZTD, cuja ênfase é na execução.
Nos 3 posts a seguir, apresento o essencial sobre o método e a forma como o pratico, que você pode investigar como forma de suporte ao seu próprio planejamento pessoal em 2012:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

Agora que já vimos como ter mais produtividade pessoal usando um modelo minimalista baseado em apenas 4 hábitos essenciais, chegou a hora de entender como enriquecer a mistura praticando ativamente um quinto hábito: a revisão semanal.
Nos 2 artigos anteriores eu apresentei a vocês um modelo minimalista de produtividade pessoal baseado no ZTD, e descrevi como eu mesmo coloco esta produtividade em prática com ajuda do Wunderlist (que tem versões para Mac, Windows, Linux, iPad, iPhone, Android e web).
O modelo em si é um subconjunto do método ZTD, mais amplo – e para ficar mais simples, se baseia em apenas 4 dos 10 hábitos que o compõem. São eles:

1. CAPTURA permanente: registrar livremente todas as ideias, pendências, tarefas, compromissos e contatos que surgem.
2. PROCESSAMENTO regular: esvaziar todas as caixas de entrada tomando decisões rapidamente, resolvendo imediatamente o que for rápido, e transformando o restante do conteúdo em itens prontos para serem executados quando chegar a hora – e tirando do caminho o que serve apenas para guardar como referência ou mesmo descartar.
3. PLANEJAMENTO diário e semanal: antes do início de cada período, identificar o conjunto de poucas tarefas mais importantes que precisam ser vencidas nele, e as tarefas adicionais que aproveitarão o tempo, os recursos e a atenção que sobrarem.
4. EXECUÇÃO constante: fazer uma tarefa de cada vez, sem deixar que a gestão tire muito tempo ou atenção da realização.

Estes 4 hábitos são suficientes para boa parte das demandas comuns de organização e produtividade pessoal, e os detalhes sobre eles você encontra no artigo anterior.

Expandindo o modelo

A suficiência dos 4 hábitos acima se baseia em uma presunção (confirmada por mim na prática) de que os outros 6 hábitos do ZTD (como ter um lugar para cada coisa, ou estabelecer rotinas eficientes) acabam sendo realizados, no grau necessário, conforme você aperfeiçoa estes 4 que são básicos.
Mas a minha prática do ZTD mínimo me fez perceber a importância de agregar à receita básica mais um hábito, o 7^o da lista “oficial”: a Revisão.
Ao longo de cada semana, o processo diário de Planejamento (que eu faço em 2 partes: no final de cada expediente, e antes de começar o próximo) é suficiente para manter em andamento o plano semanal registrado na última meia-hora de trabalho da sexta-feira anterior – afinal, tudo está fresco na memória, e ao planejar o dia seguinte as informações do dia que passou são automaticamente consideradas.
Mas quando chega a sexta-feira e é hora de planejar a semana seguinte, as lembranças já não estão mais tão frescas, e o aproveitamento delas pode já não ser tão automático – e é neste ponto que começa a ganhar valor o hábito da Revisão semanal, realizado imediatamente antes ou em conjunto com o Planejamento da semana seguinte.
E não é só pra isso que ele serve: como em todo ciclo que considera o aperfeiçoamento dos processos (genericamente conhecidos como “PDCA”, caracterizados pela sequência planejar-executar-revisar-ajustar ou plan-do-check-act), a Revisão no ZTD também tem o papel de avaliar o que foi feito de certo e de errado, de que forma os sucessos da semana contribuíram para seus objetivos pessoais, e assim ajustar as semanas seguintes de acordo com as conclusões, de olho em manter o foco também considerando períodos mais longos.

Revisão semanal: como fazer

Como em tudo o que se refere ao ZTD, a chave do sucesso é encontrar qual o grau de intensidade de revisão semanal que você precisa. Para isso, veremos a seguir os passos gerais a considerar.

1. Rever as anotações
O hábito da Coleta conduz a uma série de anotações feitas em um local único, que na hora do Processamento se convertem em entradas na sua lista de tarefas e pendências, na agenda de compromissos, na lista de contatos, ou mesmo em referências.
Essas informações em estado bruto já foram processadas ao longo da semana e não precisam ser reprocessadas, mas na hora do fechamento semanal pode valer a pena percorrê-las rapidamente, pela possibilidade de identificar algo que se perdeu entre o registro inicial e o resultado do processamento, e também para colocar o contexto da semana como um todo na sua mente antes dos passos seguintes.

2. Rever a agenda de compromissos
Por mais que confiemos nas ferramentas que armazenam as datas e horários dos compromissos, sempre há possibilidade de algo que tenha passado em branco ou sido insuficientemente resolvido.
Além disso, rever de uma vez só o conjunto dos compromissos da semana pode ajudar a perceber o que funcionou bem e deve ser repetido, o que funcionou mal e precisa ser ajustado na próxima vez (por exemplo: um compromisso que usou bem mais do que o tempo que havia sido destinado a ele),  e até a identificar alguma nova tarefa ou pendência decorrente de como foi o tratamento da agenda.

3. Rever as listas de tarefas e pendências
Talvez você trabalhe apenas com uma lista, ou talvez você use o modelo mais amplo típico do GTD (com listas para vários contextos, listas adicionais para projetos, uma lista de “algum dia/talvez” e mais).
Não importa: a revisão semanal é o momento de dar uma olhada em todas, com atenção especial às que tiveram andamento na semana que passou, e em verificar se não há itens precisando de ajustes.

4. Avaliar a semana considerando seus objetivos pessoais
O método ZTD completo sugere que você tenha clareza de que em algum momento vai precisar definir objetivamente seus objetivos de vida, e considera que você trabalha sempre sabendo 01 objetivo de longo prazo para o qual todos os seus esforços são orientados.
Assim, quando se trabalha com Revisão, a fase semanal de Planejamento permite definir metas a alcançar na semana seguinte avançando em direção a este objetivo de longo prazo, e a Revisão seguinte irá avaliar quanto elas foram cumpridas, ajustando assim o Planejamento da semana seguinte (que será feito imediatamente após) para ser mais ambicioso ou mais comedido na hora de definir as novas metas.

Uma nota sobre objetivos pessoais

Talvez a estratégia acima, baseada em apenas um objetivo de longo prazo, seja insuficiente para você – e neste caso você deve manter seus múltiplos objetivos existentes, pois podem ser muito mais ricos do que este modelo simplificado do ZTD.
O modelo simplificado, baseado em um único objetivo desafiador e alcançável, tem uma razão de ser: embora definir múltiplos objetivos de longo prazo não seja complexo, transformá-los em ações ao longo do extenso período necessário à sua concretização pode ser, e assim o autor do ZTD sugere cuidar de apenas um.
Mas eu vejo uma razão a mais para esta singularidade: percebo que muitas pessoas embarcam na busca da produtividade pessoal sem definir claramente o seu objetivo com isso, achando que “produzir mais” é o que lhes satisfará – e se desapontam ao perceber que se transformar em um eficientíssimo triturador de tarefas não basta.
Assim, ter 01 objetivo de longo prazo é muito melhor do que não definir claramente nenhum. Quanto antes você identificar para que deseja produzir mais (ou se produzir mais é realmente o que você precisa), migrando da busca da eficiência para a da efetividade, melhor proveito você tirará da experiência.

O que é ZTD mesmo?

ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.
A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.
No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

15 dicas ao empreendedor solitário

Este texto faz parte da coluna da Plataforma Brasil feito especialmente para os leitores do Saia do Lugar.
Por: Gustavo Chierighini, fundador da Plataforma Brasil Editorial.
Profissionais do mundo corporativo são frequentemente assediados pela tentação de abandonar as suas modorrentas vidas (nem todos, mas uma grande maioria certamente) de escritório, para tornarem-se donos dos seus próprios negócios.
Sem nenhuma dúvida livrar-se de uma vez por todas de uma rotina com reuniões improdutivas e sem sentido (novamente pondero, nem todas, mas muitas), e abandonar os ritos e jogos de poder ou as escaramuças de corredor é muito sedutor e atrai muita gente.
Um sonho ambicionado por muitos, mas que também causa arrepios, em função dos riscos envolvidos, e também das mudanças de estilo profissional e de vida inerentes aos empreendedores. É verdade que alguns se preparam com antecedência, pois desde cedo sabiam que aquele não era o seu lugar, outros tomam consciência aos poucos, e há ainda aqueles que decidem repentinamente, como um salto no escuro.
O fato é que preparados ou não, pouquíssimos podem inaugurar a sua existência empreendedora forrados com recursos e reservas, ou mesmo com modelos de negócio maturados e definidos. Uma grande maioria inicia a sua jornada solitariamente – e isso vale especialmente aos profissionais liberais e prestadores de serviços – com pouca clareza sobre o que se vai fazer ou realizar. Uma experiência de tentativa e erro que demanda coragem, persistência, nervos de aço, convicção flutuante e muita, mas muita capacidade para lidar com a solidão.

No final, aqueles que sobrevivem afirmam em unanimidade que valeu a pena, mas algumas dicas preliminares podem ajudar bastante. Vamos lá:
1- Esteja preparado para uma longa jornada;
2- Aprenda a conviver bem sozinho, com você mesmo, sem a necessidade de plateias ou colegas de jornada;
3- Saiba motivar-se sem a assistência de ninguém, e por favor, fuja dos manuais de auto ajuda. Você corre o risco de uma atrofia intelectual e nenhum negócio sobrevive a um empresário assim. No lugar disso, caso necessite de apoio profissional psicológico – e não há nenhum demérito nisso – recorra a um psicanalista, ele poderá ser bastante útil;
4- Conquiste o apoio da família e daqueles que lhes são caros. Isso envolve esposa, marido, namorado, namorada, os próprios pais, irmãos e grandes amigos;
5- Adquira rapidamente um profundo senso de disciplina e organização;
6- Ao fundar a empresa com sua razão social, contrate um eficiente escritório de contabilidade. Nesse caso evite contadores amigos ou parentes, priorizando a capacidade e profissionalismo. Depois de contratado organize-se ao máximo com toda a documentação e não se esqueça de fiscalizar a organização do próprio contador;
7- Estabeleça um local de trabalho. Pode ser na sua casa inicialmente, e nesse caso tente estabelecer o seu canto da forma mais funcional possível de forma que ao entrar no recinto se sinta desconectado da sua residência. Outra alternativa ainda melhor, seriam os serviços de coworking ou de escritório virtual.
8- Em casa ou fora dela, trabalhe ancorado em uma rigorosa rotina cotidiana. Isso garante disciplina, produtividade e resultados, além de ser preventivo a uma eventual depressão em função do stress associado ao conjunto de tantas mudanças;
9- Cuide da saúde. Ela é o seu principal ativo. Caso adoeça e tenha que sair do ar, a sua empresa simplesmente deixa de existir. Pense nisso;
10- Encare com naturalidade o fato de ter que ajustar o seu modelo de negócios ou forma de trabalho com uma certa frequência. Esse processo faz parte do período de maturação.
11- Trabalhe com clareza de objetivos e metas, zelando para que sejam executáveis e realistas. Caso contrário nem você mesmo vai conseguir levar a sério aquilo que estabeleceu;
12- Compense a falta de porte ou a inexistência de uma “placa” famosa e renomada com eficiência, velocidade de resposta, organização, metodologia e rigor no cumprimento de prazos. Tenha certeza, você não apenas vai surpreender, mas vai conquistar espaços reservados a grandes nomes;
13- Seja acessível e veloz nos retornos. Isso vale para o telefone fixo, o celular, o e-mail. Parece uma dica básica demais, mas acredite, não é;
14- Usufrua do seu novo estilo de vida. Respeite sua rotina, mas não deixe de reservar tempo para você mesmo, quando quiser, e sem dar satisfações a ninguém desde que suas obrigações estejam em dia;
15- Comemore todos os êxitos e sucessos por menores que sejam.
Boa sorte e até o próximo.
–
A Plataforma Brasil Editorial atua como uma agência independente na produção de conteúdo e informação.
Para ler outros textos da coluna da Plataforma Brasil no Saia do Lugar, clique aqui.

Contatos para empreender

Quanto valem seus contatos? Quem você conhece faz muita diferença nos seus negócios, e não só para novas parcerias, como dá para ver nesse infográfico da Smartr. Mais do que fazer bons contatos profissionais, saber a hora certa de usá-los é uma das melhores ferramentas para empreendedores consolidados e donos de startups. Deve ser por isso que 48% dos empreendedores americanos ainda marcam o nome de cada contato em cadernos. E esses contatos ficam ainda mais importantes com o tempo, chegando a valer US$ 27 mil. Mas, para usar essas vantagens todas é preciso manter contato frequente, para que eles também não se esqueçam de você quando surgir uma oportunidade de negócio. Cerca de 30% dos entrevistados afirmam que isso é difícil, mas todos concordam que vale a pena.

 

Organize sua carteira hoje mesmo

Sua carteira cresce sem limites a ponto de quase formar um ecossistema independente, com regras próprias que nem sempre você consegue gerenciar?
Colocá-la em dia pode fazer bem para a sua organização e até mesmo para a sua postura. Veja a seguir como colocar em prática, mas antes assista a um exemplo extremo de como fazer do jeito errado ツ
Na semana passada um vídeo que originalmente era parte de um dos episódios da temporada final do seriado Seinfeld deu o que falar, por ter sido inserido (em uma versão ligeiramente modificada) como a peça introdutória de um novo serviço on-line que busca substituir a sua carteira (ou ao menos o cartão de débito) pelo seu celular. Eis o vídeo em questão:
Uma versão mais completa do vídeo (pouco mais de 3 minutos, e sem o merchandising do Google) conta mais detalhes da história, na qual o personagem George Costanza padece de dores nas costas devido ao hábito de carregar coisas demais na carteira, mas mantém o hábito até que um dia ela simplesmente explode, jogando na rua todos os recibos, vales-brinde, cartões de afiliados, anotações de telefones alheios, cartões de visitas e até mesmo envelopinhos de adoçante guardados nela.
Uma carteira cheia demais pode ser um problema para a sua coluna e para seus hábitos de organização mesmo sem chegar perto do nível de exagero do George. E embora talvez não esteja longe o dia em que boa parte dos documentos e valores que hoje levamos na carteira possam existir em forma puramente digital (inclusive em serviços como o do Google), isso não é razão para não racionalizar o conteúdo da sua carteira desde já.
O meu convite, portanto, é que (se você estiver em um local discreto e seguro) você pegue a sua carteira agora mesmo e aplique uma bela dieta a ela. Para isto, aqui vão algumas dicas para começar:
Jogue fora ou arquive: se a sua carteira tiver canhotos de cinema ou shows, recibos de estacionamento, compras e cartões, comprovantes de saque em terminal bancário e até papeis de bala, comece retirando tudo isso, e o que houver de similar. Arquive o (pouco) que precisar ser guardado, e descarte o que sobrar.
Reduza as fotos e lembranças: nada contra levar uma foto da família, dos filhos ou do bicho de estimação – experiências indicam até mesmo que a presença deste tipo de recordação aumenta consideravelmente a chance de uma carteira ser devolvida após um extravio. Mas não precisam ser meia dúzia: leve uma só, guarde as outras, e aproveite para incluir um ou vários porta-retratos na sua lista de compras da semana.
Registre as informações: se você tem lembretes e bilhetes com números de telefones, compromissos pendentes, anotações, etc., transfira-os para o lugar certo agora mesmo (quem sabe o Evernote?), e remova-os da carteira. E se o lugar certo para você for a carteira, ao menos consolide em um único papel, e certifique-se de que ele não compromete sua segurança em caso de extravio, e de que cabe sem ser dobrado, para ocupar menos espaço.
Remova os excedentes: sua carteira de motorista também serve como cédula de identidade, e talvez você precise de mais algum documento específico, de um cartão bancário, etc. Mas dificilmente há justificativa para andar sempre com o título de eleitor, certificado de reservista, cartões de afiliado de variadas lojas, etc. Arquive-os em casa, com segurança, e só os leve consigo quando precisar deles especificamente.
Não leve um bloco de cheques inteiro: Se você usa cheques, provavelmente estará mais seguro e organizado se destacar poucas folhas individuais para levar na carteira, mantendo o restante arquivado cuidadosamente em casa.
Se o que o preocupa é que se não mantiver tudo na carteira, perderá o controle de onde estão os documentos, os outros cartões de crédito, os canhotos de cheque, etc., compre uma segunda carteira para deixar arquivada em casa, contendo tudo isso, sem precisar levar junto e expor a riscos maiores o tempo todo!
Outra dica complementar é fazer um backup das informações: com as precauções de segurança necessárias, transcreva as informações dos seus cartões e documentos que são levados na carteira, armazenando-os com a mesma segurança que daria aos originais. Se algum dia os originais se extraviarem ou forem roubados, assim você terá as informações necessárias para solicitar os bloqueios e cancelamentos, reduzindo consideravelmente o stress.
Além disso, é bom considerar um efeito similar ao que já tratamos ao falar da Lei de Parkinson: os objetos armazenados se acumulam enquanto houver espaço disponível. Se a sua carteira for grande e espaçosa, tenderá a receber mais conteúdo. Que tal aproveitar a próxima visita ao comércio para escolher uma que seja apropriada às suas necessidades mas não deixe espaço para a tentação de encher um pouco mais? ツ

Dicas para ser encontrado na internet

A dica de hoje foi dada por Augusto Campos no blog Efetividade.net
Conseguiu melhorar seu SEO? Seguem mais algumas dicas importantes para ser encontrado na internet:

• Não trate seu blog como ilha, nem seus links como tesouros: publique links para conteúdo externo sempre que julgar relevante, mesmo que não tenha nenhuma garantia de que vai receber um link em retribuição. No mínimo, você vai estar facilitando a vida dos seus usuários (quem não odeia ler uma notícia em um portal e não ter o link para o site original que a publicou?), e há grande chance de que a retribuição aconteça.
• Não seja você mesmo uma ilha em seu blog: participe em outros blogs, fóruns, revistas, jornais e serviços on-line, converse com seus autores, divulgue o trabalho deles, comente, sugira e atue. Não faça isso esperando recompensas imediatas, e nunca tente disfarçar de comentário uma propaganda sua. O retorno é natural e sempre maior do que o esforço que você teve, se a sua atuação tiver sido sincera.
• Estimule os comentários: comentários freqüentes nos posts são um atrativo importante, e também ajudam a gerar uma atmosfera de popularidade. Comentários são um fenômeno que se auto-sustenta se o seu conteúdo for suficientemente atualizado, mas às vezes é difícil fazer com que eles comecem a surgir. Uma dica, se o seu blog não for um projeto individual, é que os mantenedores se habituem a comentar (com conteúdo ou questionamentos relevantes, e não apenas elogios) os posts uns dos outros. Quem clicar para ver os comentários existentes já estará quase fisgado para deixar os seus, também. Outra dica é incluir uma pergunta instigante, ou um convite à complementação pelos leitores, no final do post.
• Acompanhe as estatísticas: todo provedor de hospedagem minimamente decente oferece estatísticas sobre os acessos ao seu site, e você pode complementá-las muito bem com sistemas gratuitos como o Google Analytics ou mesmo com a instalação de softwares adicionais. Saber o que as pessoas estavam pesquisando no Google quando chegaram ao seu site, ou de que outro site elas vieram, qual o formato das telas delas, em que horários e dias da semana elas vêm mais frqüentemente, quais os artigos mais vistos por elas e várias outras informações é essencial para que você saiba o que está dando certo, e possa maximizar o retorno dos dias da semana, horários e palavras-chave mais fortes.
• Assim que puder, anuncie: Se o seu site exibe anúncios, leve em conta que depois de atingir um certo volume de faturamento, com certeza vale a pena reservar uma parcela dele para publicar anúncios do seu ptóprio site em serviços como o Adwords do Google, ou em portais nacionais. Eu reservo 5% do meu faturamento mensal com banners para isso, e não me arrependo – o retorno é visível, ainda que não imediato.

___
Perdeu a Parte 1? Então recomendo dar uma olhada: Dicas para ser encontrado na internet – Parte 1
Para mais artigos sobre SEO, internet e, claro, empreendedorismo, siga-nos no twitter: @empreendemia

Freelancer: 5 dicas para manter a produtividade

Por Luciano Larossa, autor convidado.
Quem abandona uma atividade em que há chefia e hierarquia e passa a uma rotina de freelancer naturalmente deixa de se preocupar apenas com o seu produto, tendo que gerir um número variado de funções administrativas, que acabam por retirar parte do foco do que era principal: produzir.
Para que os efeitos negativos disso não lhe sobrecarreguem, vou registrar aqui algumas dicas vindas de minha própria experiência na Escola Freelancer que podem ser úteis para manter a produtividade trabalhando neste estilo, afinal existem princípios de produtividade que são básicos e que devem devem ser seguidos especialmente por quem atua em carreira solo.
ORGANIZO SEMPRE O MEU DIA NA NOITE ANTERIOR
Dá trabalho e demora a criar esta rotina, mas com o passar do tempo os resultados são extraordinários. Organizar o dia na noite anterior é determinante. Uma pequena agenda, uma conta no Evernote ou um Moleskine são mais do que suficientes para conseguir realizar esta tarefa. Faça uma pequena lista das tarefas e do tempo que as mesmas vão demorar. No dia seguinte, vá riscando as tarefas realizadas conforme vão sendo feitas. Além de não se esquecer de anda, a sensação de “alívio” enquanto risca é motivadora e leva a que fique mais motivado para os passos seguintes. Mas tenha cuidado com uma coisa: não faça listas longas demais, caso contrário não irá conseguir realizar todas as tarefas e a desmotivação será uma contante.
PREFIRO FAZER O QUE MENOS ME AGRADA PRIMEIRO
Tal como o Augusto referiu no seu artigo sobre começar pela tarefa mais difícil ou pela mais rápida, é importante que você defina o que deve fazer para começar um dia mais produtivo. Eu recomendo que comece pelas tarefas que menos lhe agradam no início. Isto acontece porque logo pela manhã estamos mais dispostos a fazer aquilo que menos nos agrada, visto que estamos com as nossas energias em alta e estamos dispostas a fazer de tudo para o nosso dia se desenvolva na perfeição. Depois, poderá partir para as tarefas que se mais motivado a realizar.
DIVIDO O MEU DIA EM PERÍODOS
Responder a emails, falar com clientes ou construir páginas de sites são tarefas distintas, que exigem concentrações e aptidões diferentes. Se quiser manter a sua produtividade, aconselho que divida momentos do seu dia para cada uma destas tarefas, minimizando produções e perda de produtividade a cada troca de tarefa. Fale com os clientes a meio da tarde, veja o email ao final do dia ou organize o seu ambiente de trabalho logo pela manhã. As hipóteses são muitas, o importante é que divida em blocos de tempos estas suas tarefas.
ESTABELEÇO INTERVALOS
Sei que parece não ser muito lógico falar em descanso quando o tema é produtividade para freelancers, mas a verdade é que algumas pausas podem fazer milagres no seu dia. Existem muitas técnicas como a de Pomodoro que aconselham que deve realizar pausas constantes enquanto trabalha. Não vou lhe dizer aqui ao fim de quanto tempo deve descansar, visto que a capacidade de aguentar um determinado período de tempo a trabalhar depende de pessoa para pessoa. Mas a verdade é que não deve exagerar no número de horas seguidas a produzir, visto que a sua capacidade de concentração diminui à medida que o tempo passa, acabando por chegar a um limite que começa a não compensar manter-se à frente do computador. Quando se sentir a atingir o limite, o melhor é parar e respirar durante dez minutos. Vai ver que quando regressar ao trabalho a sua vontade será outra.

FAÇO UMA ANÁLISE DO MEU DIA

Quando terminar a sua jornada, faça uma análise completa de como tudo foi feito e em que pontos deve melhorar. Bastam cinco minutos a pensar em tudo o que fez. Passou mais tempo que devia ao celular? Não conseguiu evitar aqueles minutos no Facebook? Todos nós erramos no nosso dia-a-dia, o importante é conseguir evoluir de um dia para o outro e esta pequena reflexão é determinante para conseguir avançar. Caso contrário, estará a ler imensos livros sobre produtividade e no final não estará a retirar partido disso mesmo, visto que está apenas na teoria e não está a passá-la para a sua análise pessoal. Mais importante do que ler coisas escritas por outros, é importante que saiba conseguir aplicá-la na sua personalidade.
A produtividade é um tema que gera sempre muita polémica, visto que conseguir realizar um maior número de tarefas em menos tempo e com uma qualidade igual ou melhor, é algo que todos desejamos mas que dificilmente conseguimos implementar. No entanto, com estas oito dicas terá maior facilidade em saber qual o seu caminho e o que deve fazer para o seu dia de amanhã seja melhor.
Agora peço a sua opinião. O que costuma fazer para melhorar a produtividade? Utiliza algumas destas técnicas?

O autor convidado Luciano Larossa é fundador da Escola Freelancer.

Propaganda verde precisa agora provar as vantagens ambientais dos produtos que vendem

O Conselho Nacional de Autorregulamentação Publicitária (Conar) divulgou no ultimo dia 07, novas normas para publicidade que contenha apelos de sustentabilidade. As novas regras, que entrarão em vigor a partir de 1º de agosto, estabelecem, por exemplo, que a publicidade veiculada no Brasil deverá comprovar as vantagens ambientais dos produtos que vendem se quiser anuncia-los como “verdes”.

O órgão acrescentou as novas exigências no artigo 36 do Código Brasileiro de Autorregulamentação Publicitária da entidade, publicado em 1978. A alteração das normas levou em conta as tendências internacionais de regulamentação publicitária, que visam coibir a banalização da propaganda sobre temas como sustentabilidade e reduzir a propaganda enganosa conhecida como greenwashing – literalmente lavagem verde, nome que define prática de manipulação ou omissão de alguma informação com o objetivo de favorecer a imagem da empresa ou instituição, ou em outras palavras, enaltecer que é ecologicamente correta quando na verdade não é.

As regras apresentadas ontem valem para todos os meios de comunicação, inclusive a internet.

Vídeo – Consumo consciente não é prioridade

Fonte: O Eco

Os 10 passos iniciais para se tornar freelancer 16 Jun, 2011 1 Comentário Por Luciano Larossa, autor convidado. Trabalhar como freelancer não é fácil. Muitas pessoas optam por este modo de vida com o objetivo de não terem um horário fixo, de poderem viajar o tempo todo ou poderem acordar a qualquer hora do dia. Tenho uma má noticia: a vida de freelancer não é só benefícios. É preciso muito trabalho para se tornar um freelancer de sucesso. Diria que é necessário até trabalhar mais do que quando se tem um chefe dando ordens o tempo todo. Um freelancer necessita de ser bastante proativo, rigoroso nas suas contas diárias e procurar sempre mais e melhor para o seu trabalho. É um trabalho que envolve muita luta diária. Um dos grandes problemas de quem inicia a sua carreira de freelancer é o fato de não saber quais são os primeiros passos que deve dar para conseguir afirmar-se neste mundo. Mas para isso preparei este artigo. Neste post vou lhe dar os 10 passos iniciar que deve dar para se tornar freelancer. Contudo, alerto-lhe para uma coisa: saber o que fazer não é sinónimo de sucesso. Este guia com certeza irá ajudá-lo muito, mas tudo irá depende da sua capacidade de sacrifício, disciplina pessoal e paciência que tiver com o seu projeto. 1. DEFINA A DIVISÃO DO SEU TEMPO Quem começa a carreira de freelancer tem duas hipóteses: trabalha a part-time ou a full-time. Esta opção vai condicionar o seu trabalho daqui para a frente, tendo que lidar de maneira diferente com cada uma das opções. Vamos analisá-las: Part-time: Se tomou esta opção, significa que prefere não largar o seu emprego. Na minha opinião, é mesmo a opção mais segura. Isto porque continua com rendimentos fixos todos os meses e não sentirá tanta pressão em conseguir os primeiros resultados com o seu projeto. Contudo, necessita de ter consciência que os progressos serão mais demorados. Full-time: Você pode tomar esta opção por escolha pessoal ou porque está desempregado. Este é a forma como o seu negócio irá crescer mais depressa. Tem mais tempo para se dedicar e o seu trabalho de freelancer irá sentir isso. Os clientes aumentam mais rapidamente e tem mais tempo para trabalhar a qualidade dos seus produtos/serviços. Apesar de todos estes benefícios, esta opção cria a necessidade de retorno imediato, principalmente na parte financeira. Qualquer que seja a opção, terá que ter consciência da escolha que tomou e adaptar o seu trabalho a isso. Não adianta querer que o negócio cresca rapidamente quando trabalha neles apenas a part-time, por exemplo. Defina uma estratégia e siga em frente. 2. ESCOLHA O SEU PROJETO DE FORMA CORRETA Uma pergunta que deve fazer a si antes de começar a trabalhar como freelancer é a seguinte: eu gosto mesmo daquilo que vou fazer? Digo isto porque muitas pessoas optam por iniciar a sua carreira nesta área apenas porque está na moda ou está a dar muito dinheiro. O importante, quando escolher o que vai fazer do seu futuro, é saber se está a fazê-lo por gosto. Só assim conseguirá aguentar a pressão e a dedicação que este trabalho exige. Se os seus motivos forem superficiais, em poucos estará a desistir do seu trabalho. Agarre-se a um projeto que lhe dê gosto e não se preocupe muito com a parte financeira. Quem é bom no que faz mais tarde ou mais cedo vê os resultados. 3. CRIE ALGO DIFERENTE Principalmente na internet, vê-se blogueiros a criarem autênticas cópias de outros blogs apenas porque eles fizeram sucesso. “Se eles têm este modelo de negócio e dá certo, eu também posso ter”. Esqueça isso. Nunca ninguém teve sucesso apenas a copiar outros. Quando decidir iniciar a sua carreira de freelancer, opte por acrescentar algum valor ao mercado. Crie algo inovador. Alguém acredita que o Facebook ou o Twitter poderiam dar certo? Só os seus criadores no primeiro dia acreditaram nisso. Mas não se basearam em ninguém. Viram que existia uma necessidade na sociedade e tentaram colmatá-la. Veja o que as pessoas querem e crie algo para eles. Ninguém quer mais do mesmo. 4. PREPARE-SE FINANCEIRAMENTE Como disse anteriormente, trabalhar como freelancer exige muita disciplina financeira. Você precisa saber gerir bem o dinheiro que entra e sai, mas principalmente não confundir os rendimentos do seu trabalho com o dinheiro pessoal. Aconselho que defina um salário mensal e o resto das contas guarde-as para o seu negócio. Saber quanto vai receber por mês, dá-lhe uma base importante e faz com que o valor que ganha todos os meses não ande sempre a oscilar. Além disso, tenha cuidado para ter sempre uma poupança, para que possa se precaver em períodos que tenha menos clientes. 5. DEFINA UM HORÁRIO DE TRABALHO Sem chefe, é muito fácil você perder a noção do seu horário de trabalho e facilmente começar a trabalhar apenas de madrugada, a não ter horário para refeições ou a deixar de parte a sua vida social. Para que isso não aconteça, defina um horário de trabalho. Funcione exatamente como se fizesse parte de uma empresa. A única vantagem é que se quiser começar a produzir às onze da manhã em fez de ser logo às nove, poderá fazê-lo. É também importante não se esquecer que os seus cliente têm um horário “normal” e que não estarão a qualquer hora do dia disponíveis para si. 6. ESCOLHA O AMBIENTE DE TRABALHO IDEAL Trabalhar em casa ou num café? Num escritório ou num co-work? Quando iniciar o seu negócio, é determinante que escolha onde vai produzir. Não existe um local ideal para isso. Tudo depende das suas características pessoais. É claro que locais com muito barulho e confusão são de evitar. Quando escolher, também é necessário analisar quais serão os custos financeiros disso mesmo. Talvez um escritório na fase inicial não seja a escolha ideal, visto que poupar deve ser a palavra de ordem nos primeiros meses. Em grande parte dos casos, a própria casa acaba por ser o local escolhido. Mas cuidado com este local. Distrações como a família ou a televisão podem atrapalhar a sua produtividade de freelancer. 7. DEFINA UM ESTRATÉGIA DE DIVULGAÇÃO A principal dificuldade do seu trabalho de freelancer ao início será tornar-se conhecido. Para que isso aconteça, necessita de uma divulgação bem planeada. Como ao início o dinheiro não é muito, opte por dar a conhecer o seu trabalho através das redes sociais ou escrevendo em blogs. O importante é não se esconder atrás de um computador e esperar que os clientes apareçam. Vá atrás deles e dê-se a conhecer. 8. PREPARE-SE PARA APRENDER SEMPRE O trabalho de freelancer exige uma renovação de conhecimentos constante. Esqueça o que aprendeu na faculdade, issonão seria suficiente e já está desatualizado. Leia muitos livros e consulte vários sites. Caso não faça isso, ficará um passo atrás da concorrência e rapidamente perderá clientes. O ideal é definir um determinado período do dia (pelo menos uma hora) para aprender sempre um pouco mais sobre a sua área. Os grandes empresários aproveitam o tempo livre que têm para lerem jornais ou livros. Eles sabem que cada minuto bem aproveitado pode fazer a diferença ao fim de alguns anos. 9. TENHA PACIÊNCIA Ainda há bem pouco tempo falei com um amigo meu que iniciou um blog. Ele está a escrever nele há dois dois meses e já estava a pensar em desistir. Dizia que ainda não tinha visitas nem rendimentos. A pergunta que eu lhe fiz foi: “Em quanto tempo esperavas que o teu negócio se tornasse rentável?”. Ele disse-me que não sabia. De seguida, questionei-o quanto tinha investido no projeto até agora. A resposta dele foi zero. Ora, este é um dos grandes problemas dos freelancer: a falta de paciência. Pensam que o dinheiro e o sucesso têm que começar a aparecer em poucos meses. A verdade é que atingir o sucesso, em qualquer área que seja, demora sempre muito mas muito tempo. Ninguém ficou rico ou conseguiu sucesso profissional de um dia para o outro. Portanto, o conselho que lhe dou é que defina que o seu negócio deve começar a tornar-se rentável pelo menos ao fim de um ano. Antes disso não vale a pena. 10. TRACE UM RUMO Outro dos problemas que os freelancers enfrentam é o fato de não definirem um rumo para o seu negócio. Dizem que querem crescer, mas não sabem nem como nem que passos necessitam de dar para isso. É importante que defina um rumo para o seu negócio, que saiba para onde está a ir. Quantos clientes quer ter dentro de um ano? Qual será o seu volume de negócios ao fim de um ano? O que vai fazer para alcançar esses objetivos? Questões como estas devem ter resposta na sua cabeça. O autor convidado Luciano Larossa é fundador da Escola Freelancer.

Por Luciano Larossa, autor convidado.
Trabalhar como freelancer não é fácil. Muitas pessoas optam por este modo de vida com o objetivo de não terem um horário fixo, de poderem viajar o tempo todo ou poderem acordar a qualquer hora do dia. Tenho uma má noticia: a vida de freelancer não é só benefícios.
É preciso muito trabalho para se tornar um freelancer de sucesso. Diria que é necessário até trabalhar mais do que quando se tem um chefe dando ordens o tempo todo. Um freelancer necessita de ser bastante proativo, rigoroso nas suas contas diárias e procurar sempre mais e melhor para o seu trabalho. É um trabalho que envolve muita luta diária.
Um dos grandes problemas de quem inicia a sua carreira de freelancer é o fato de não saber quais são os primeiros passos que deve dar para conseguir afirmar-se neste mundo. Mas para isso preparei este artigo. Neste post vou lhe dar os 10 passos iniciar que deve dar para se tornar freelancer.
Contudo, alerto-lhe para uma coisa: saber o que fazer não é sinónimo de sucesso. Este guia com certeza irá ajudá-lo muito, mas tudo irá depende da sua capacidade de sacrifício, disciplina pessoal e paciência que tiver com o seu projeto.
1. DEFINA A DIVISÃO DO SEU TEMPO
Quem começa a carreira de freelancer tem duas hipóteses: trabalha a part-time ou a full-time. Esta opção vai condicionar o seu trabalho daqui para a frente, tendo que lidar de maneira diferente com cada uma das opções. Vamos analisá-las:

• Part-time: Se tomou esta opção, significa que prefere não largar o seu emprego. Na minha opinião, é mesmo a opção mais segura. Isto porque continua com rendimentos fixos todos os meses e não sentirá tanta pressão em conseguir os primeiros resultados com o seu projeto. Contudo, necessita de ter consciência que os progressos serão mais demorados.
• Full-time: Você pode tomar esta opção por escolha pessoal ou porque está desempregado. Este é a forma como o seu negócio irá crescer mais depressa. Tem mais tempo para se dedicar e o seu trabalho de freelancer irá sentir isso. Os clientes aumentam mais rapidamente e tem mais tempo para trabalhar a qualidade dos seus produtos/serviços. Apesar de todos estes benefícios, esta opção cria a necessidade de retorno imediato, principalmente na parte financeira.

Qualquer que seja a opção, terá que ter consciência da escolha que tomou e adaptar o seu trabalho a isso. Não adianta querer que o negócio cresca rapidamente quando trabalha neles apenas a part-time, por exemplo. Defina uma estratégia e siga em frente.

2. ESCOLHA O SEU PROJETO DE FORMA CORRETA
Uma pergunta que deve fazer a si antes de começar a trabalhar como freelancer é a seguinte: eu gosto mesmo daquilo que vou fazer? Digo isto porque muitas pessoas optam por iniciar a sua carreira nesta área apenas porque está na moda ou está a dar muito dinheiro. O importante, quando escolher o que vai fazer do seu futuro, é saber se está a fazê-lo por gosto. Só assim conseguirá aguentar a pressão e a dedicação que este trabalho exige. Se os seus motivos forem superficiais, em poucos estará a desistir do seu trabalho. Agarre-se a um projeto que lhe dê gosto e não se preocupe muito com a parte financeira. Quem é bom no que faz mais tarde ou mais cedo vê os resultados.

3. CRIE ALGO DIFERENTE
Principalmente na internet, vê-se blogueiros a criarem autênticas cópias de outros blogs apenas porque eles fizeram sucesso. “Se eles têm este modelo de negócio e dá certo, eu também posso ter”. Esqueça isso. Nunca ninguém teve sucesso apenas a copiar outros. Quando decidir iniciar a sua carreira de freelancer, opte por acrescentar algum valor ao mercado. Crie algo inovador. Alguém acredita que o Facebook ou o Twitter poderiam dar certo? Só os seus criadores no primeiro dia acreditaram nisso. Mas não se basearam em ninguém. Viram que existia uma necessidade na sociedade e tentaram colmatá-la. Veja o que as pessoas querem e crie algo para eles. Ninguém quer mais do mesmo.

4. PREPARE-SE FINANCEIRAMENTE
Como disse anteriormente, trabalhar como freelancer exige muita disciplina financeira. Você precisa saber gerir bem o dinheiro que entra e sai, mas principalmente não confundir os rendimentos do seu trabalho com o dinheiro pessoal. Aconselho que defina um salário mensal e o resto das contas guarde-as para o seu negócio. Saber quanto vai receber por mês, dá-lhe uma base importante e faz com que o valor que ganha todos os meses não ande sempre a oscilar. Além disso, tenha cuidado para ter sempre uma poupança, para que possa se precaver em períodos que tenha menos clientes.

5. DEFINA UM HORÁRIO DE TRABALHO
Sem chefe, é muito fácil você perder a noção do seu horário de trabalho e facilmente começar a trabalhar apenas de madrugada, a não ter horário para refeições ou a deixar de parte a sua vida social. Para que isso não aconteça, defina um horário de trabalho. Funcione exatamente como se fizesse parte de uma empresa. A única vantagem é que se quiser começar a produzir às onze da manhã em fez de ser logo às nove, poderá fazê-lo. É também importante não se esquecer que os seus cliente têm um horário “normal” e que não estarão a qualquer hora do dia disponíveis para si.

6. ESCOLHA O AMBIENTE DE TRABALHO IDEAL
Trabalhar em casa ou num café? Num escritório ou num co-work? Quando iniciar o seu negócio, é determinante que escolha onde vai produzir. Não existe um local ideal para isso. Tudo depende das suas características pessoais. É claro que locais com muito barulho e confusão são de evitar. Quando escolher, também é necessário analisar quais serão os custos financeiros disso mesmo. Talvez um escritório na fase inicial não seja a escolha ideal, visto que poupar deve ser a palavra de ordem nos primeiros meses. Em grande parte dos casos, a própria casa acaba por ser o local escolhido. Mas cuidado com este local. Distrações como a família ou a televisão podem atrapalhar a sua produtividade de freelancer.

7. DEFINA UM ESTRATÉGIA DE DIVULGAÇÃO
A principal dificuldade do seu trabalho de freelancer ao início será tornar-se conhecido. Para que isso aconteça, necessita de uma divulgação bem planeada. Como ao início o dinheiro não é muito, opte por dar a conhecer o seu trabalho através das redes sociais ou escrevendo em blogs. O importante é não se esconder atrás de um computador e esperar que os clientes apareçam. Vá atrás deles e dê-se a conhecer.

8. PREPARE-SE PARA APRENDER SEMPRE
O trabalho de freelancer exige uma renovação de conhecimentos constante. Esqueça o que aprendeu na faculdade, issonão seria suficiente e já está desatualizado. Leia muitos livros e consulte vários sites. Caso não faça isso, ficará um passo atrás da concorrência e rapidamente perderá clientes. O ideal é definir um determinado período do dia (pelo menos uma hora) para aprender sempre um pouco mais sobre a sua área. Os grandes empresários aproveitam o tempo livre que têm para lerem jornais ou livros. Eles sabem que cada minuto bem aproveitado pode fazer a diferença ao fim de alguns anos.

9. TENHA PACIÊNCIA
Ainda há bem pouco tempo falei com um amigo meu que iniciou um blog. Ele está a escrever nele há dois dois meses e já estava a pensar em desistir. Dizia que ainda não tinha visitas nem rendimentos. A pergunta que eu lhe fiz foi: “Em quanto tempo esperavas que o teu negócio se tornasse rentável?”. Ele disse-me que não sabia. De seguida, questionei-o quanto tinha investido no projeto até agora. A resposta dele foi zero. Ora, este é um dos grandes problemas dos freelancer: a falta de paciência.
Pensam que o dinheiro e o sucesso têm que começar a aparecer em poucos meses. A verdade é que atingir o sucesso, em qualquer área que seja, demora sempre muito mas muito tempo. Ninguém ficou rico ou conseguiu sucesso profissional de um dia para o outro. Portanto, o conselho que lhe dou é que defina que o seu negócio deve começar a tornar-se rentável pelo menos ao fim de um ano. Antes disso não vale a pena.

10. TRACE UM RUMO
Outro dos problemas que os freelancers enfrentam é o fato de não definirem um rumo para o seu negócio. Dizem que querem crescer, mas não sabem nem como nem que passos necessitam de dar para isso. É importante que defina um rumo para o seu negócio, que saiba para onde está a ir. Quantos clientes quer ter dentro de um ano? Qual será o seu volume de negócios ao fim de um ano? O que vai fazer para alcançar esses objetivos? Questões como estas devem ter resposta na sua cabeça.

O autor convidado Luciano Larossa é fundador da Escola Freelancer.
 

Viagem ao exterior com segurança e menos stress

Posts com dicas para viagens são uma constante aqui no Efetividade, por duas razões principais:
a) a busca do máximo retorno e do mínimo stress, típicos da produtividade pessoal, são colocados à prova todo o tempo durante os deslocamentos em geral – a trabalho ou a passeio! Aviões atrasam, estacionamentos de aeroportos lotam, estradas não são sinalizadas, etc.
b) quando estamos em deslocamento, geralmente não podemos contar integralmente com os recursos que estariam à nossa disposição em nosso local de origem, e assim a aplicação do planejamento pode significar a diferença entre um grande desastre turístico e um mero contratempo quando você estiver longe.
É por isso que tratamos do tema em artigos tão diversos quanto os 4 a seguir:

• Arrume as malas como os profissionais
• 5 dicas para evitar o stress das viagens aéreas
• 5 dicas para manter a produtividade em viagens a trabalho
• Arrume as malas sem stress com uma lista de bagagens permanente

E hoje voltamos ao tema, após o ensejo dado por um artigo publicado pela CNN: 80 coisas que gostaríamos de ter sabido antes de começar a viajar, que podem servir para quem vai passar o fim de semana na Argentina, para quem programou uma quinzena na Europa e para quem está de mudança para a Austrália, e todos os pontos intermediários.
Em paralelo, publiquei também o post “iPhone: uma seleção de apps para viagens internacionais” no BR-Mac, e recomendo a quem vai viajar com smartphone ;-)

15 dicas para viagens ao exterior

O texto da CNN traz dicas simples, de puro bom senso e baseadas na experiência de quem já teve oportunidade de colocá-las em prática. Naturalmente não vou reproduzir as 80 aqui, mas a seguir comento algumas que mais me chamaram a atenção.
Backup. Não se fie na memória, nem no smartphone. Itinerários, horários, reservas, confirmações, endereços e tantas outras informações podem ser perfeitamente arquivadas no smartphone ou no tablet mas, quando a conectividade falha ou a oportunidade de recarga da bateria não se apresenta (para não falar na possibilidade de furto…), você pode se ver em maus lençois. Leve o smartphone sim, e use sempre que a segurança e as circunstâncias permitirem, mas tenha na bagagem uma cópia em papel, junto com cópias de suas identificações, fotos de todas as malas e seus conteúdos (de preferência mostrando também a passagem, para demonstrar que são recentes) e informações de emergência!
Plano B. Nunca tenha o seu passaporte, todo o seu dinheiro e todos os documentos de crédito em uma mesma mala ou pochete. Nem coloque todos eles no compartimento de bagagem de mão.
Porta-voz. Comunique-se a intervalos regulares com alguém de confiança que possa servir de contato com seus amigos e familiares, e mantenha sempre alguém informado do seu próximo passo ou de alguma eventual mudança de planos.
Calma. O stress se acumula, as dificuldades de comunicação são um horror, mas paciência e educação não são itens opcionais da sua bagagem.
Finanças. Registre seus gastos. Não precisa ser nada complexo: uma caderneta e caneta servem bem. Resista ao canto da sereia de ir gastando e deixar pra descobrir o tamanho do rombo quando chegar a fatura do cartão na volta.
Cartão. Gaste algum tempo (bem antes de viajar!) para saber quais as suas possibilidades de pagamento e saques com seu cartão de crédito no exterior. Identifique as melhores alternativas, procure saber a cobertura, e compare vantagens, custos e riscos com a alternativa de levar papel-moeda com você.
Pro táxi. Dê um jeito de desembarcar em cada país sabendo a taxa de câmbio de lá e tendo consigo dinheiro trocado na moeda local, ao menos para as primeiras despesas após o desembarque.
Comida. A regra da sua cidade vale em quase todos os lugares: para passear e conhecer, vá a bares e restaurantes; para se alimentar, comprar no supermercado e trazer para comer onde você estiver hospedado pode valer a pena.
Informações. Puxar assunto com outros viajantes, com o atendente do hotel e com o gerente do bar pode dar as informações que os sites e guias não publicam, mas exige uma boa aplicação de senso crítico e cautela. Mas isso não é razão para deixar de ter um guia ou, no mínimo, um mapa.
Menu. Aprenda de antemão como pedir alguns pratos previamente selecionados da culinária disponível no local da sua viagem, e as bebidas que você consome – bem como a reconhecê-los no cardápio, e entender seu preço. E sempre leve consigo algum lanche seguro e água engarrafada, não só para as eventuais situações imprevistas, mas também para poder resistir à tentação de entrar no primeiro restaurante que aparecer porque a fome está maior que a vontade de escolher bem.
Segurança. Em veículos, lembre-se de verificar se as portas e janelas do banco de trás também estão fechadas, e leve as bolsas e sacolas no chão, e não visíveis no seu colo.
Bateria. Carregue até o fim todos os aparelhos eletrônicos, a cada parada e sempre que puder. Deixe para se preocupar com a otimização dos ciclos de carga das baterias quando você voltar, pois você não tem como garantir que haverá tomadas e tempo disponíveis quando a carga estiver realmente acabando. E leve adaptadores para todos os tipos de tomada que for encontrar, não espere que eles estejam disponíveis no local…
Bagagem. Leve na mala prendedores de cabos e algumas sacolas do tipo ziplock. Os primeiros servem para manter juntos os itens que tendem a desaparecer na mala (carregadores, etc.), e as segundas para guardar separadamente tudo que pode quebrar, esparramar ou vazar na sua mala. E considere as regras internacionais, bem como as orientações das companhias, na hora de definir o que levar e como embalar!
Capa. Leve uma canga, ou uma toalhona de microfibra (daquelas fininhas, que quando amassadas quase desaparecem). Serve para muita coisa – proteção do sol e vento, local para sentar, praia e até para se secar após uma chuva inesperada.
Carrossel. Se você vai viajar com mais pessoas da família, uma dica simples pode reduzir o dano causado pelo extravio de uma mala: cada pessoa usa 80% de sua mala para as suas próprias coisas, e reserva 20% do espaço para um “kit básico” de outra pessoa da família. Assim, se (apenas) uma mala do grupo se extraviar, ninguém ficará completamente desprovido até que a situação se resolva. E identifique todas as malas com nome e contato, para facilitar o retorno em caso de extravio.
As outras dicas você encontra em “80 things we wish we knew before we started traveling – CNN.com“.
Leia também também o post “iPhone: uma seleção de apps para viagens internacionais” no BR-Mac ;-)

5 Dicas para produtividade com menos stress

Fãs da chamada Técnica Pomodoro, cada vez mais em voga, há muito se baseiam em um princípio que reconhecem como sólido: o de que inserir pequenas pausas regulares ao longo da execução das atividades ajuda a manter o foco, a produtividade e a motivação.
Claro que há limites, e não necessariamente o mesmo esquema que serve para quem trabalha em uma pequena equipe funcionará para quem trabalha atendendo público externo, ou para quem depende de inspiração criativa, ou para quem trabalha se deslocando, por exemplo.
Onde aplicável, entretanto, a ideia da Técnica Pomodoro é simples: listar no começo do dia quais as tarefas pendentes, e aí usar um timer de cozinha para marcar intervalos de 25 minutos (dedicados integralmente a apenas uma das tarefas pendentes), seguidos de intervalos de 5 minutos (para pausa livre). A cada quarta repetição, expandir uma vez a pausa para 15 minutos.
Os depoimentos dos usuários da técnica geralmente informam que assim conseguem manter a atenção a uma tarefa de cada vez, sem perder de vista o conjunto de pendências do dia, e deixando as interrupções e tentações para as pequenas pausas, que acabam servindo para dar novo impulso de motivação e concentração para a próxima fatia de trabalho, sucessivamente.
Não sou particularmente fã da técnica mas para mim é evidente que ela funciona para bastante gente, e sempre a recomendo (veja seu site oficial) como uma primeira tentativa para quem estiver encontrando dificuldades para resolver suas tarefas diárias por problemas de foco ou da tendência a tentar fazer várias coisas de cada vez.
Mas estou sempre atento e sintonizado para dicas relacionadas à produtividade pessoal, pois elas chegam de todas as direções. E foi assim, folheando casualmente uma edição da revista T3 (sobre gadgets e eletrônica de consumo) que encontrei uma nota de rodapé que muito me interessou: 5 dicas de produtividade de autoria de Rob Yeung, um psicólogo que atua com temas como carreira, liderança e a identificação dos diferenciais nas carreiras das pessoas excepcionalmente bem-sucedidas.
Ele não fala sobre a Técnica Pomodoro, mas nas 5 dicas percebi que há uma complementaridade interessante, um casamento de ideias que pode tornar ainda mais produtivos os seus ciclos de trabalho com pausas regulares.
São elas:
1. Evitar longos períodos de trabalho sem pausa. O limite máximo sugerido é de 90 minutos.
2. Aprenda com seus ancestrais das cavernas: faça refeições menores, e saiba aproximar trabalho e lazer.
3. Dê caminhadas de 10 minutos quando puder, para acelerar o ânimo e restaurar o pico de produtividade.
4. Já está estressado? Interrompa o processo completando uma tarefa simples. O pequeno sucesso pode ser suficiente para estimular (do jeito bom) as áreas do cérebro que lidam com o stress.
5. Não recuse todas as oportunidades de conversar com seus companheiros de trabalho – não passando dos limites, conversar regularmente pode ser bom para a produtividade e para a carreira.

6 dicas para trabalhar melhor em casa

Especialista dá dicas para administrar um negócio em casa sem comprometer o atendimento ao cliente e a vida pessoal

Daniela Moreira, de

Stock.xchng

São Paulo - Ter uma rotina mais flexível e equilibrar melhor vida pessoal e profissional é o sonho de muitos empreendedores que abrem um negócio em casa. Mas se algumas regras de comportamento e convivência não forem estabelecidas e respeitadas, o trabalho em home office pode virar um verdadeiro pesadelo.
Confira a seguir as dicas de Augusto Campos, administrador, especialista em gerenciamento de projetos e autor do blog de produtividade pessoal Efetividade, para trabalhar melhor em casa.
1. Invista no seu espaço
Trabalhar em casa não significa abrir mão do conforto e da praticidade. À medida que for possível, invista em mobiliário e equipamentos que possam tornar o ambiente mais propício para suas atividades profissionais. “Na hora de começar, é compreensível que o home office seja um cantinho contando apenas com o mínimo necessário. Mas quando ele começar a dar retorno, reinvista uma parte do lucro na sua produtividade. Considere iluminação, ergonomia, conforto, organização, comunicações, e tudo o mais que possa facilitar a sua vida”, aconselha Campos.
2. Estabeleça limites
Criar uma linha que separe claramente o espaço de trabalho do ambiente familiar é fundamental para garantir a produtividade do negócio. “O essencial é estabelecer, manter e comunicar claramente que o ambiente do home office é um local de trabalho, e que o horário de expediente nele, por mais flexível que seja, é tão sério quanto o de qualquer outro local de trabalho”, recomenda o especialista. Outra dica é não manter no ambiente do home office “iscas” que atraiam quem não estiver trabalhando, como TV, videogame ou o único ponto de acesso à internet. Lembre-se que não se trata só de garantir sua tranquilidade, mas também de respeitar o tempo e o espaço dos demais membros da família.
3. Gerencie bem o tempo
Trabalhar em casa significa ter a liberdade para organizar sua própria rotina. Isso garante maior flexibilidade para o profissional, mas pode se tornar uma armadilha perigosa. “Ninguém vai cobrar ou impor os horários em que você precisa estar em atividade, mas os clientes e parceiros continuarão a exigir - talvez até ainda mais - pontualidade nos seus produtos e entregas. É o próprio profissional que precisa gerenciar seu tempo para entregar o que prometeu”, alerta Campos.

4. Respeite o fim do expediente
Envolver-se demais com o trabalho e esquecer da vida pessoal é um perigo para quem vive tão perto dele. “Quando tornam-se chefes de si mesmas, muitas pessoas definem horários e rotinas de trabalho que não consideram a qualidade do convívio familiar, do sono, da alimentação, do aproveitamento do tempo e tudo o mais que as fazia sonhar com a oportunidade de um dia trabalhar em casa”, alerta o especialista. “Você precisa ter cuidado para não descobrir que o office engoliu o home e, de repente, sua família está morando num escritório cujo expediente nunca acaba”, ele acrescenta.
5. Tenha um plano B para receber visitas
Se o espaço que você tem disponível em casa não for adequado para receber clientes e parceiros, tenha sempre um plano B. Espaços de coworking, escritórios flexíveis e salas de hotéis são alternativas interessantes. “Busque um ambiente em que você possa realizar reuniões sem ser interrompido pela babá ou pelo cachorro”, brinca Campos.
6. Mantenha um horário-núcleo
Mesmo não tendo que “bater o ponto” todos os dias, é importante estar disponível para os clientes em horários “normais”. Não adianta ser produtivo durante toda a madrugada e “tirar o telefone do gancho” para descansar durante o dia – você pode acabar atrasando o andamento de projetos e perdendo negócios. “Alguma regularidade também é necessária para estimular a produção”, acrescenta o especialista.

GTD: Organização Pessoal começa com um inventário completo

O método GTD, descrito pelo autor David Allen em 2002 e desde então adotado como referência em produtividade pessoal por um contingente cada vez maior de pessoas em todo o mundo, prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress.
As ideias de David Allen (publicadas no Brasil no livro “A Arte de Fazer Acontecer”) são descritas na forma de tópicos simples e fáceis de botar em prática, baseando-se em uma premissa que qualquer um compreende sem esforço: nossa capacidade de produzir é diretamente proporcional à nossa capacidade de deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.
É preciso, portanto criar uma base de organização mental e do ambiente para poder atingir o patamar desejado de produtividade com menos stress, liberando o nosso potencial criativo.

Começando pela coleta

As etapas do método GTD são interligadas e pouco efeito produzirão se forem executadas apenas de forma parcial.
Mas, ainda que você não pretenda implantar o GTD na sua vida, a primeira das suas fases pode ser útil até mesmo para quem só esteja precisando de uma boa sacudida nas suas próprias práticas de produtividade.
Trata-se da fase de coleta, momento em que a pessoa reúne e ordena, de maneira racional, um inventário de tudo aquilo que está incompleto o u pendente no seu escritório, homeoffice ou mesmo na sua vida (uma abordagem ambiciosa mas lucrativa).  É a hora de esvaziar as gavetas, prateleiras, pastas e caixas de entrada de e-mail, guardando separadamente o que está associado a alguma pendência ou necessidade de ação, e o que não exige mais nenhuma movimentação mas você precisa manter como referência ou ferramenta mesmo assim – e descartando ou reciclando o restante.
Em especial, a coleta precisa cuidar também de um detalhe difícil de ser percebido: a lista de pendências que você guarda apenas na sua cabeça. Como a coleta busca também ser um mecanismo de redução de stress futuro, ela precisa se encarregar de deixar espaço no seu cérebro pra cuidar melhor do que você estiver fazendo a cada momento, sem ter de ficar se dedicando a malabarismos para não esquecer de que tem que passar na padaria na volta, ou que o aniversário da tia é na semana que vem, ou do número do modelo do cartucho de tinta que acabou.

Dicas para uma boa coleta

A primeira coleta é importantíssima para o sucesso do GTD (ou de boa parte dos processos de organização), e é algo que merece algumas horas de espaço livre na sua agenda, pois idealmente você primeiro vai “esvaziar todas as gavetas” (real e metaforicamente), e só depois começar a processar o conteúdo, todo de uma vez.
Para conhecer o procedimento completo, recomendo dar uma olhada no livro A Arte de Fazer Acontecer (ou outra obra que descreva o GTD), mas as dicas a seguir (todas vindas do método GTD) podem ser suficientes para aumentar a chance de uma boa coleta inicial:
Não priorize ANTES de coletar: é importante ter uma visão completa da “tralha” que você hoje acumula, e à luz dela os critérios de priorização podem mudar para melhor. Resista à tentação de não abrir determinadas pastas, ou de “já ir separando” parta do seu material – primeiro faça uma grande pilha (na prática, uma grande Caixa de Entrada), e só depois comece a processar. Os itens que não devem ser movidos, basicamente, são os suprimentos, materiais de referência, itens de decoração e equipamentos – e apenas se já estiverem no seu lugar correto e definitivo.

Anotações fazem parte da coleta: enquanto você vai processando seus documentos e materiais, vai lembrar de detalhes sobre a natureza da pendência associada a eles. Já as registre por escrito, em forma completa, se possível de uma forma que possa ser anexada ao documento original (Post-It, clips…) – e assim a “coleta mental” também ocorrerá.

Consistência requer esforço: é possível que você já tenha uma parte das suas informações bem organizadas, e o restante esteja precisando ser processado. Pare para pensar qual foi a razão de o sistema de organização que você havia adotado não ter “dado conta” de todo seu material – dependendo da resposta, você pode concluir por 2 boas alternativas: organizar o material restante, integrando-o à sua ordem anterior, ou desfazer também a ordem anterior, juntando seu conteúdo à bagunça existente para reprocessamento e criação a uma nova ordem que possa cuidar do conjunto completo.

Comece pelo tampo da sua mesa: quanto papel há no tampo da sua mesa ou bancada? Correspondências, contas, anotações, recados, cartões de visita, contratos, recibos… Por que estão ali? Remova tudo e empilhe para processamento posterior.

Siga pelas gavetas, armários e prateleiras: após esvaziar o tampo da mesa, prossiga pelo seu ambiente de trabalho. Dê atenção especial às “pilhas de papeis”, aquelas entidades disformes e misteriosas que, quando se formam em alguma gaveta ou prateleira, viram quase indestrutíveis, às vezes resistindo até mesmo a incêndios e mudanças. Nos armários, veja também os itens que você guardou sem saber por que: equipamentos quebrados, suprimentos para produtos que você não tem mais, etc.

Atenção às agendas e aos quadros de avisos: É possível que na sua agenda haja mais coisas além do que deveria estar lá: recibos, faturas, cartões de visita, prospectos… Nos quadros de avisos talvez haja anotações de compromissos, ou outros papeis que deveriam estar arquivados mas estão lá fixados há meses, inpedindo que você use o quadro adequadamente. Remova, coloque na caixa de entrada para processar.

Esvazie sua mente: no momento de uma coleta inicial, você precisa coletar também as pendências da sua mente, como já vimos. A maneira recomendada pelo GTD é ir anotando em uma folha separada cada item, pendência, compromisso ou similar que você lembrar, e ir colocando as folhas na mesma caixa de entrada em que estão os demais papeis que você coletou, para serem processadas da mesma maneira!

Após coletar tudo…

Depois de uma coleta inicial bem executada, provavelmente você estará com pilhas enormes de itens pendentes, formando uma caixa de entrada repletíssima – que, conceitualmente, incluirá também todos os e-mails que estiverem no seu computador, todas as pendências do seu smartphone, agenda, etc.
Agora, naturalmente, vem a próxima fase crítica: o processamento, que vai definir, para cada item, o que fazer: resolver imediatamente, adiar, delegar, descartar, arquivar, etc.
Cada método de produtividade sugere uma maneira diferente de fazer este processamento, e o GTD não é exceção.
Mas nosso tema de hoje era apenas a coleta ;-) Se houver interesse de vocês (manifestem nos comentários), podemos voltar ao tema em breve para tratar do processamento da caixa de entrada inicial à luz do GTD!